ТОП-5 приложений для совместного планирования

Сегодня, когда работа на удаленке достаточно популярна, инструменты для совместного планирования становятся необходимыми помощниками. Эти приложения облегчают распределение задач, помогают контролировать ход выполнения работы команды. Расскажем о них подробнее в статье.

Совместное планирование: определение и выбор программ

Планирование – основа успешного взаимодействия в коллективе. Этот процесс позволяет координировать действия всех участников, улучшая общение и увеличивая общую эффективность работы. Когда для каждого участника открыт доступ к единым данным, вероятность возникновения ошибок существенно уменьшается.

Критерии выбора:

1. Удобство интерфейса: Программа должна обладать понятным интерфейсом. Это критически важно для групп, в которых работают люди с различными уровнями навыков в использовании технологий. Легкий в освоении интерфейс способствует быстрому обучению, а также эффективному применению приложения в повседневной работе.
2. Широта функционала. У приложения должны быть необходимые инструменты. Речь идет о календарях, управлении задачами, системах напоминалок, возможности оставить комментарий, обмене документами. Большее количество функций делает сервис более универсальным, а также подходящим для разных типов проектов, коллективов.
3. Интеграция с отдельными платформами делает работу проще, повышает общую продуктивность команды.
4. Безопасность данных. Приложение должно гарантировать высокую безопасность.
5. Мобверсия. Позволяет всегда быть на связи, контролировать проекты. Это особенно удобно для тех, кто часто находится в поездках или на встречах.
6. Цена. Доступны как бесплатные, так и платные варианты. Поэтому нужно внимательно рассмотреть соотношение ценника и возможностей.

Обзор приложений

Trello

Инструмент с досками и карточками для эффективной организации задач. Его оценят команды, которым нравится визуально планировать.

Функционал:

1. Создание досок, перечней, карточек для структурирования задач.
2. Возможность добавить комментарий, файловый документ, метку.
3. Объединение с облачным хранилищем данных от Google, корпоративным мессенджером Slack.
4. Наличие мобприложений для операционной системы устройств Apple, а также для Андроида.

Trello обеспечивает наглядное представление проекта и помогает разбить его на управляемые задачи. Каждая из них отображается как перемещаемая карточка, а списки – как этапы выполнения. Это приложение подойдет для проектов любого масштаба.

Asana

Программа помогает командам планировать, выполнять и контролировать свою работу в едином пространстве. Диаграммы Ганта позволяют наглядно представить сроки и видеть взаимосвязи между задачами.

Что предлагает программа:

1. Создание и распределение задач среди участников команды.
2. Инструменты по типу календаря, а также диаграмм Ганта.
3. Интеграция с разными программами.
4. Мобверсии для iOS, Андроида.

Microsoft Teams

Приложение Teams оценят те организации, которые уже работают с Microsoft. Это решение позволяет без усилий обмениваться документами, проводить видеосессии и работать над проектами.

Особенности:

1. Функции чата, видеосозвонов.
2. Возможность редактировать файлы в реальном времени.
3. Полное объединение с Microsoft 365.
4. Мобприложение для устройств на iOS, Android.

Slack

Мессенджер с инструментами для контроля задач, общения сотрудников, организации рабочего процесса.

Основные характеристики:

1. Создание каналов для удобного взаимодействия.
2. Объединение с другими платформами.
3. Настройка напоминалок.
4. Доступное мобприложение для iOS, Android.

Notion

Инструмент отличается большим числом функций. Здесь вы сможете создавать заметки, контролировать задачи, работать с базой данных, а также вести календарь событий.

Функционал включает:

1. Создание заметок, документов.
2. Управление процессами.
3. Работу с базами данных, таблицами.
4. Объединение с Google Calendar и другими платформами.
5. Доступное мобприложение для устройств на iOS, Android.

С помощью Notion можно создавать индивидуальные рабочие пространства, а также легко связывать их друг с другом.

Sboard

Онлайн-платформа создана для визуализации идей, проведения мозговых штурмов, обсуждений, организации работы. Она адаптируется под различные методологии управления проектами (Agile, SCRUM и другие) и обеспечивает безопасность корпоративных данных. SBoard обеспечивает визуализацию и обсуждение идей, а также эффективную организацию совместной работы над проектами, задачами.

Функционал:

1. Инструменты для создания диаграмм, стикеров, фигур, фреймов, таблиц, соединительных линий.
2. Таймер для контроля времени.
3. Экспорт досок в формате PDF.
4. Возможность использования инструмента как в облаке, так и на локальных серверах клиента.

Концепция совместного планирования (CPFR)

Технология представляет собой подход, нацеленный на укрепление экономвзаимосвязи в цепях поставок через стимулирование и поддержку совместного труда. Он служит для координации действий всех работников многослойной цепочки поставок, включая производителей, дистрибьюторов и ритейлеров. CPFR позволяет прогнозировать спрос, планировать производственные процессы и закупки, а также эффективно управлять запасами товаров.

История

Инициатива CPFR зародилась около тридцати лет назад благодаря общим усилиям организации Walmart и разработчика ПО совместно с коллегами из Кембриджа. Она была нацелена на упрощение процесса прогнозирования в онлайн-среде с использованием решений с открытым исходным кодом. Спустя год руководство поставщиков Walmart и другие ритейлеры, работающие с партнерами по бенчмаркингу, основали специализированный комитет с целью подготовки к интеграции CFAR как международного стандарта. Затем участники переименовали последний в CPFR. В 1998 году были опубликованы первые рекомендации VICS CPFR.

Сейчас работают спецкомитеты, занимающиеся разработкой бизнес-ориентированных стратегий, дорожных карт для разных форм партнерства. К ним относятся поставщики, производители и ритейлеры, которые работают над планированием и реализацией спроса и предложения. Эти комитеты продолжают улучшать действующие принципы, решения и базовые шаги для успешного внедрения CPFR. За последние шесть лет они приобрели опыт в проведении исследований. VICS продолжает активно содействовать изучению и внедрению CPFR, опираясь на свои руководящие документы, исследования.

Модель

Методология концепции предполагает прогнозирование. Последнее начинается с изучения того, как потребители ведут себя в розничной торговле. Это помогает эффективно согласовывать планы по распределению, производству и пополнению запасов на всех этапах цепочки поставок. Данный процесс имеет циклический характер.

Концепция CPFR была впервые предложена в 1998 году в виде девятиступенчатой модели, которая начинается с создания соглашения о партнерстве между организациями:

1. Разработка партнёрского соглашения.
2. Формулирование общего делового плана.
3. Прогнозирование продаж.
4. Выявление отклонений в прогнозе продаж.
5. Совместное решение вопросов с неточностями.
6. Подготовка прогноза заказов.
7. Составление исключений в рамках прогнозирования заказов.
8. Работа над вопросами с исключениями.
9. Формирование итогового заказа.

Модель была переработана и теперь включает пять этапов:

1. Создание партнёрского соглашения между всеми участниками цепочки поставок. На этом этапе ставят общую цель.
2. Создание общего бизнес-плана – разработка партнёрской стратегии, составление общего реестра событий. Такой реестр формируется с учётом критериев, по которым будут оцениваться расхождения в прогнозах между коллегами.
3. Формирование прогнозов спроса, где используются простые методы прогнозирования с допкорректировками от экспертов, чтобы улучшить точность предсказаний.
4. Обмен прогнозами между поставщиками и покупателями. Этот этап включает передачу данных о предполагаемом спросе и пересмотр показателей в случае расхождения.
5. Пополнение товарных запасов.

Эффективность

CPFR можно применить в любых отраслях. Она уже получила широкое распространение в экономической сфере.

Эффективность достигается через снижение расходов на мерчандайзинг, управление инвентаризацией, логистику, транспортировку среди всех участников торговли. Ранний обмен данными между партнёрами позволяет формировать более полное понимание уровней спроса на протяжении долгосрочного периода.

Критические замечания

Препятствием для внедрения методологии в организациях считается наличие значительного уровня недоверия. Его можно разделить на несколько аспектов. Во-первых, собственники, руководители и сотрудники компании часто испытывают опасения по поводу совместного использования информации с коллегами и партнёрами. Кроме того, существуют конфликты интересов, где каждый участник стремится получить оперативные данные. Причина – усилить свои позиции в переговорах или извлечь выгоду при выходе на новый рынок. Из этого вытекает реальная угроза утраты контроля над важной информацией, такой как финансовые отчёты, текущие производственные планы и состояние запасов, которые могут быть коммерческой тайной.

Вывод и советы

Сервисы для совместного планирования стоит выбирать с учетом задач, которые собираетесь решать. Например, если вам требуется инструмент с визуальным интерфейсом, то это Trello. Для более комплексных проектов разумнее использовать Sboard и Asana, которые предлагают расширенные возможности. Microsoft Teams понравится пользователей экосистемы Microsoft. Slack подходит для общения внутри команды, обмена информацией. Notion выделяется своей универсальностью. Мы рекомендуем протестировать несколько приложений, а затем выбрать.