Бизнес-процессы для малого бизнеса – действия для достижения целей организации. Упорядоченный набор задач. У каждого процесса четкое начало и конец. Определенные исполнители, ресурсы, финансы. Обеспечивают предсказуемость результатов. Позволяют масштабировать компанию.
Управление фирмой включает анализ, моделирование, оптимизацию, мониторинг. Они выявляют узкие места. Устраняют неэффективные действия. Внедрение автоматизации помогает повысить эффективность бизнеса.
Представьте себе магазин. Прием товара. Размещение на полках. Обслуживание покупателя. Каждый этап важен. От его правильной реализации зависит успех всего магазина. Если упустить один из этапов, может рухнуть вся система. Бизнес создается под ключ внутри нашей компании. Хотите консультацию? Пишите, звоните. Все этапы не учтем, но большинство точно.
Хорошо налаженная структура – конкурентное преимущество. Благодаря ему компания работает быстрее, лучше, дешевле, чем конкуренты. Это отлаженный механизм, приносящий стабильный доход.
Они увеличивают прибыль фирмы. Можно сравнить с оркестром. Каждый музыкант (отдел, сотрудник) играет свою часть произведения (выполняет определенную задачу). Вместе создают уникальное, красивое исполнение. Достигают общей цели компании. Когда кто-то не попадает в ноты, произведение звучит хуже. С делом тоже самое. Если что-то проседает, начинаются утечки денег. Предприниматели закрывают бизнес в первые годы. Они не учитывают все аспекты деятельности, от производства до маркетинга, обслуживания клиентов. Эффективно организованные структуры позволяют оптимизировать ресурсы. Повысить производительность. Улучшить качество продукции или услуг.
Представьте, вы открываете кофейню. Нужно учесть много шагов. От заказа зерен у поставщика до набора сотрудников, вручения клиенту кофе. Сюда входит составление меню, бухгалтерская система, учет финансов, сотрудники, реклама. Все вместе создает огромную систему с нюансами. Научитесь управлять своим делом грамотно. Станьте тем, кто окупается с первого же месяца. Этому посвящена статья. Она – путеводитель в мир бизнеса. Читайте до конца. В конце сложится полноценный пазл. Знания сразу можно применять.
Описание бизнес-процесса
Начинается с анализа текущей ситуации на рынке. Определяются потребности целевой аудитории. Выявляются разные сегменты. Происходит сбор, обработка информации. Выявляются тренды, конкурентные преимущества. Разрабатывается стратегический план. Определяет цели, пути их достижения. Создается бизнес-план для реализации.
Следующим шагом является создание продукта или услуги. Они должны отвечать потребностям рынка. Сюда входит проектирование, разработка, тестирование, запуск продукта.
После – запуск продукта. План обслуживания клиентов. Сбор обратной связи. Постоянный мониторинг, анализ результатов позволяют своевременно корректировать стратегию, адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.
Технологический процесс и бизнес-процесс
Варианты существенно различаются. Технологическая схема описывает, как компания преобразует ресурсы. Всю внутрянку фирмы. От закупа до реализации.
Пример пекарни. Технологическая схема начинается с закупки муки, сахара, других ингредиентов. Затем тесто замешивается, расстаивается, выпекается. Готовый хлеб охлаждается, упаковывается, отправляется на прилавок. Каждый шаг важен. Нарушение схемы приведет к некачественному продукту.
Эффективный технологический ход – основа прибыльного бизнеса.
Бизнес-процессы, скорее, занимаются продвижением, рекламой, маркетингом, анализом. Можно сказать, первое – внутренняя составляющая дела. Второе – управление всем этим.
История появления термина
Термин “бизнес-процессы” уходит корнями в начало XX века. Тогда в управленческой науке стали активно развиваться идеи научной организации труда. Фредерик Тейлор, один из основоположников научного менеджмента, предложил разделять производственные операции на отдельные, четко определенные шаги, что можно рассматривать как зачатки процессного подхода.
В 1920-х годах Анри Файоль разработал принципы управления, которые подчеркивали важность планирования, организации, координации, контроля.
В современном понимании термин получил широкое распространение в 1990-х годах благодаря работам Майкла Хаммера, Джеймса Чампи, авторов книги “Реинжиниринг корпорации”.
Термин менялся десятилетиями. Объединял идеи научной организации труда, принципы управления, концепции реинжиниринга. Он продолжает меняться по сей день. Добавляются новые определения, траектории движения, знания. Появляются новые сайты, технологии, услуги для предпринимательства. Все это создает новые понятия. Они афишируются в массовом порядке. Через 15 лет определение потерпит существенные изменения. Через 30 люди забудут об этой статье. Она станет неактуальна в понятиях. Изучайте бизнес постоянно. Мониторьте новые возможности. Так добьетесь процветания быстро.
Примеры успешных бизнес-процессов в малом бизнесе
Рассмотрим конкретные примеры успешных кейсов. По ним можно понять, какие зацепки нужно учесть в вашем деле. Понять, чего стоит избегать, нужна ли автоматизация. Все примеры переводите на себя, думайте: “А у меня как? Могу ли я это использовать?”. Подумайте о страхах. Боитесь конкурентов. Все уже есть на рынке? Лишь малая часть людей комплексно занимается раскруткой. Всегда найдутся ваши люди. Найдутся хейтеры, которым все равно. Бояться конкурентов – это как бояться ходить. Ребенок учится без страхов, рисков. Это обязательно. Бизнес-процессы точно такие же. Их налаживание создает большой поток денег. Деньги любят систему. Системы любят, когда ими управляют. Создание дела – малая часть строительства. Фундамент кроется в нюансах. Их нужно учитывать.
Пример 1: Управление инвентаризацией
Инвентаризация – это как генеральная уборка на складе или в бухгалтерии. Представьте, у вас куча вещей. Нужно точно знать, что где лежит, сколько этого добра имеется. Она включает в себя подсчет, обмер, взвешивание, оценку активов, а также сопоставление полученных данных с учетными записями. Основная цель инвентаризации – выявление расхождений между фактическим наличием, учетными данными.
Представьте, инвентаризация – тщательно срежиссированный балет. Каждый кладовщик – грациозный танцор. Каждая коробка – партнер в бизнесе. Склад – огромная сцена. Но чаще всего, вместо балета получается комедия ошибок в духе Чарли Чаплина.
Начинается все с бодрого объявления о грядущей «генеральной уборке». Энтузиазм быстро угасает, когда выясняется, что половина товара лежит не там, где должна, часть числится на бумаге, но давно испарилась, а оставшееся промаркировано так, что расшифровать сможет разве что Индиана Джонс. Что это? Убытки, слив бюджета. Возможно, даже воровство.
Вместо четкого учета получаем хаос, споры, пересчеты, нервные срывы. Зато в конце, когда цифры чудесным образом сходятся (или нет), все облегченно выдыхают. Обещают себе, что в следующий раз все будет по-новому. Чтобы инвентаризация проходила успешно, нужно налаживать все шаги. Внутрянка – верхушка. Все начинается с сотрудников, систем, камер наблюдения, администрации, бригадиров, помощников, рекламы.
Давайте рассмотрим на конкретном примере. Крупная компания “Pampers” создает свой прилавок. Большой склад. Много сотрудников, покупателей, есть охрана. На складе царит хаос. В день пересчета товара оказывается, куплено много. Но на складе недостача. Непонятно, где искать затык. Воруют сотрудники? Ошибаются кассиры? Приходят грузчики, берут то, что криво лежит? Неправильно принимают товар? Невнимательно? Что угодно. Стоит начинать думать, как это все организовать. Компания начинает искать честных сотрудников, но это палец в небо. Тогда ей предлагают систему сигнализации на складе, при выходе из него. Отсутствие в нем окон, дверей. Наличие камер. Запрет на вхождение в помещение ряда сотрудников. На складе работают профессионалы, которые каждый день ведут учет. Владелец вначале думает: “Это дорого, раньше продавцы таким занимались”. Но крупные недостачи, издержки заставили пересмотреть решение. Через месяц все позиции сходятся. Сколько продано, столько ушло. Это экономит огромное количество ресурсов. Владелец понимает, лучше переплатить, зато прибыль будет больше. В зале тоже налаживается система. Появляются консультанты, специалисты по продаже. Продажи взлетают в 3 раза. Фирма процветает, но была на грани ликвидации в данном торговом центре. Переводите на себя. Где ваше дело может проседать? Не нужно никого винить. Вина не доказана, ошибки повсюду, даже в кассовых системах. Они должны быть грамотными, четкими, дорогими, хорошими.
Пример 2: Обработка заказов
Компания производит, упаковывает, продает сувениры ручной работы. Чтобы она была успешной, нужна структурированность, автоматизация этапов. Тогда прибыль будет большая.
Движение начинается с получения заказа. Через сайт, партнерские площадки, по телефону. Информация мгновенно попадает в CRM-систему, где автоматически создается карточка заказа с присвоением уникального номера. Далее система проверяет наличие товара на складе. Если товар доступен, заказ переходит в статус “В обработке”, передается в отдел комплектации. В случае отсутствия товара запускается движение производства. Автоматически формируется запрос на необходимые материалы. Сотрудники знают, сколько товара добавить.
После заказ передается в отдел доставки. Выбирается оптимальный способ отправки. Клиент получает уведомление о статусе заказа на каждом этапе. Завершающим этапом является получение клиентом заказа, подтверждение успешной доставки, что автоматически закрывает заказ в CRM. Анализ данных о заказах позволяет оптимизировать запасы, улучшать логистику, предлагать клиентам персонализированные предложения.
Примеры применения нотаций бизнес-процессов
Нотации – языки моделирования, позволяющие визуализировать, анализировать последовательность действий в организации. BPMN (Business Process Model and Notation) – нотация, упрощающая понимание, улучшение стратегии фирмы.
EPC (Event-driven Process Chain) – описывает развитие через события, функции, что помогает выявить узкие места.
IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) – используется для моделирования функциональной структуры организации, определяя входы, выходы, контроли, механизмы.
UML (Unified Modeling Language) – подходит для моделирования сложных IT-процессов, систем. Нотации применяют для оптимизации, автоматизации, стандартизации рабочих моментов. Они помогают выявить неэффективные шаги, улучшить взаимодействие между сотрудниками. Так рождается целая система, приносящая прибыль. Нотации используют крупные корпорации, но не мелкий бизнес. Это связано с тем, что оптимизация довольно дорогая. Хотя, не предрешено. Малый бизнес успешно внедряет системы. Получает огромную прибыль.
BPMN (Business Process Model and Notation)
Такая система очень сложная. В нее вбивается структура бизнеса от А до Я. Строится планирование, учет структуры, вводятся нюансы. Системой могут управлять специально обученные сотрудники. Используется в крупных компаниях, помогая выявить уязвимые места. Создать картину бизнеса такой, чтобы она работала структурно. Компания может угасать без наглядной карты, внутри которой есть все. От первого письма на почту до прихода клиента в офис. Такие процедуры естественны даже без системы. Она автоматизирует то, что забывается.
С годами сотрудники забывают даже здороваться с покупателями. Обучение, тренинги по этой системе напоминают путь покупателя. Организуют рабочее пространство. Заставляют сотрудников быть работниками, а не друзьями фирмы. Все начинается с момента, когда сотрудник заходит, например, в магазин. Проходит охрану. Получает пропуск, его показывает. Он должен четко понимать свою работу. В какой момент возникают пробелы. Например, приветствие недружественным тоном может отвернуть покупателя. Когда владелец решает узнать, какие проплешины в его доходах. Он нанимает специалиста по BPMN, тот проверяет систему. Но она должна быть построена задолго до проверок. Все сначала тестируется.
IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling)
Представьте себе сложную систему, как часовой механизм. Каждый элемент важен. Один выйдет из строя, за ним другие. IDEF0 – это язык, который позволяет “разобрать” такой механизм на части, понять, как они взаимодействуют, оптимизировать работу.
IDEF0 – это методология моделирования бизнес-процессов. Она нужна тем, кто хочет видеть “большую картину”, понимать, как компания работает, находить слабые места. Это может быть полезно руководителям, аналитикам, разработчикам, любому, кто хочет улучшить эффективность работы.
Зачем это нужно? IDEF0 помогает визуализировать механизм, сделать их понятными для всех участников. Помогает обнаружить узкие места. Это как карта местности: зная маршрут, вы быстрее доберетесь до цели. IDEF0 дает возможность двигаться к успеху осознанно, целенаправленно.
Работает по аналогии с BPMN. Просто разное наполнение, создатели, системы. Какую выбрать? Стоит тестировать, читать отзывы, гуглить, общаться с предпринимателями, что уже внедрили это.
EPC (Event-driven Process Chain)
Тоже самое, что два механизма, описанных выше. Всего лишь инструмент в большом бизнесе. Кто-то им пользуется. Кто-то нет. Он только звучит страшно, на деле простой, понятный, логичный.
Показывает, какие события запускают механизмы. Какие функции выполняются. В какой последовательности. Это позволяет выявить дублирование, избыточные шаги, точки, где возникают задержки.
EPC – это не просто схема, это инструмент для улучшения фирмы. Позволяет принимать обоснованные решения. Оптимизировать эволюцию. Зарабатывать больше денег.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Представьте умный дом. До этого все было обычно. Телевизор включался кнопкой прямо на нем. Свет в другой комнате. Хотите лежать? Нужно встать, выключить. Розетки где-то далеко, зарядить без них телефон невозможно. Вроде, мелочи. Вы можете встать. Все сделать сами. Но лень, скука, огромное количество задач в голове. От замены лампы до настройки каналов. Появляется умный дом. Но мы пойдем дальше, представим, он все почти делает за вас. Вместо того чтобы вручную выключать свет в каждой комнате, устанавливаете систему, которая делает это за вас. Она позволяет переложить рутинные задачи на “плечи” компьютерных программ, алгоритмов, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах, например, на развитии компании. Системы работают по расписанию. Встали – свет включился. Телефон садится – автоматически заряжается, вы не паритесь. Газ, свет, лампы, телевизор. Почти все работает по щелчку пальцев, даже без них.
Еще один пример. У вас есть повар, домохозяйка, большой дом, которым сложно управлять. Вы могли бы убираться по 5 часов в неделю, готовить по 10. Но все делают за вас. Много свободного времени, энергии для свершений. Делаете квантовые скачки, становитесь корпоративным человеком. Мечтаете о великом. Многие женщины всю жизнь нервничают из-за готовки. Автоматизация приводит к делегированию, счастливой жизни на психологическом уровне. Вспомните, когда вам было лень написать пост в инстаграм. Нужно встать, подумать, сделать. Лучше полежать. Наняли команду, бизнес пошел вверх. Не нужно все учитывать.
Кому это нужно? Всем! Начиная от маленькой кофейни, где автоматизируют учет заказов, заканчивая крупными заводами, где роботы управляют целыми линиями производства.
Зачем? Чтобы работать эффективнее, быстрее. Представьте, что вместо ручного заполнения отчетов, система делает это автоматически. Или, вместо обзвона клиентов, бот рассылает персонализированные предложения. Повышаете качество обслуживания клиентов.
Преимущества оптимизации бизнес-процессов
Это инвестиция в будущее, которая окупается многократно.
Снижает издержки, увеличивает прибыль. Улучшается качество продукции или услуг. Клиенты становятся более довольными.
Оптимизация позволяет быстрее реагировать на изменения рынка. Компания становится более гибкой. Улучшается взаимодействие между отделами. Упрощается принятие решений.
В результате оптимизации повышается конкурентоспособность. Компания может захватывать новые рынки. Улучшается репутация бренда. Привлекаются новые инвесторы.
Оптимизация бизнес-процессов обеспечивает устойчивый рост и развитие. Повышается общая эффективность работы. Сотрудники становятся более мотивированными.
Оптимизация – ключ к успеху, процветанию компании. Она высвобождает ресурсы, повышает производительность, улучшает моральный дух сотрудников. С финансовой точки зрения, это ведет к снижению затрат, увеличению прибыли.
10 плюсов оптимизации:
- сокращение издержек;
- повышение эффективности;
- улучшение качества продукции или услуг;
- ускорение принятия решений;
- повышение удовлетворенности клиентов;
- усиление конкурентоспособности;
- улучшение коммуникации внутри компании;
- снижение уровня стресса у сотрудников;
- создание более гибкой, адаптивной структуры;
- привлечение, удержание талантливых специалистов.
Оптимизация проекта – ключ к процветанию. Начните с анализа: выявите узкие места.
- Избавьте сотрудников от монотонных задач. Это освободит ресурсы для креатива.
- Перераспределите обязанности, учитывая сильные стороны каждого.
- Создайте четкие правила, инструкции, минимизируя ошибки.
- Внедрите инструменты для быстрой, прозрачной связи.
- Избавьтесь от ненужных согласований, отчетов.
- Инвестируйте в обучение.Повышайте квалификацию персонала – это инвестиция в будущее.
- Внедряйте CRM, ERP, другие системы.
- Пересмотрите поставщиков, откажитесь от неэффективных расходов.
- Слушайте клиентов. Обратная связь – ценный источник информации для улучшений.
- Внедрите систему мотивации. Поощряйте сотрудников за оптимизацию.
Психологически, оптимизация повышает уверенность, вовлеченность персонала. Финансово – увеличивает прибыль, конкурентоспособность.
Заключение
Автоматизация – интересный маркетинг, не более. Если просто: вы сами все можете. Раньше справлялись без систем, структур, планов, стратегий. Но с лояльными системами, автоматизацией стало проще. Не нужно париться за предпринимательство, деньги, продавцов, клиентов. Автоматизация – не только в интернете. Она присуща даже в поле. Можно работать, не работая. Иметь 90 корпораций, не участвовать ни в одной. Развлекаться. Гулять по Бали, летать на своих самолетах. Жить полной жизнью, развлекаясь, развиваясь, гуляя, общаясь, заводя новые знакомства, пока система делает все за вас. Система находится внутри, снаружи предпринимательства.
Это технологии, электроника, приложения, программы. Правильно нанятые сотрудники, тренера для них. Личностный рост новых, старых кадров. Можно сесть. Продумать всю систему, учесть нюансы, организовать. Можно это делегировать нашей команде под ключ. Создать условие для реорганизации предпринимательства. Отдыхать, наслаждаться прибылью. Лишь в начале можно поработать. Первый год-два, автоматизируя даже мелочи. Потом спокойно отдыхать. Не приезжать в кофейню с дергающимся глазом, видя бардах, похабность, отсутствие сотрудников. Станьте тем, кто управляет, не управляя с автоматизацией. Мы разобрали лишь малую часть инструментов. Но есть рассылки, чат-боты, СММ, маркетинговые отделы, CRM-системы, менеджмент. Миллион приложений для автоматизации. Дорого? Дешевле, чем пытаться ткнуть пальцем в небо, надеясь, что дело будет процветать, потому что реклама сегодня залетела. Помимо нее есть еще миллион моментов, не учтенных. Для этого нужна автоматизация. Думайте, внедряйте.
FAQ
Разберем самые частые вопросы, перейдем к главным:
Что такое бизнес-процесс. Зачем он нужен малому бизнесу?
Бизнес-процесс – это комплекс действий. Для малого предпринимательства – способ структурировать работу, чтобы сотрудники понимали, что и как делать. Налаженные системы экономят время, снижают количество ошибок. Позволяют масштабировать предприятие.
Какие структуры важны для старта?
Продажи, маркетинг, обслуживание клиентов, управление финансами. Четкое понимание, как привлекать клиентов, обрабатывать заказы.
Как создать свою структуру?
Начните с определения цели проекта. Затем опишите шаги для достижения этой цели. Определите ответственных за каждый этап. Протестируйте ходы. Соберите обратную связь. Внесите корректировки. Шаги должны быть простыми, понятными.
Как понять, что процесс работает эффективно?
Ключевые показатели эффективности (KPI) помогут отслеживать прогресс. Например, для продаж это может быть количество закрытых сделок, а для обслуживания клиентов – время решения проблемы. Анализируйте данные, постоянно совершенствуйте свое предприятие.
Вопросов много не бывает. Рассмотрим частые, крупные, глобальные для крупных корпораций, учитывающих многие детали.
Какую важность имеют бизнес-процессы для малого бизнеса?
Они – фундамент малого предпринимательства. Они определяют, как компания функционирует, достигает целей. Без четкой структуры сложно масштабироваться.
Оптимизация высвобождает время. Время – ценный ресурс для предпринимателя. Вместо хаоса – порядок, предсказуемость. Это снижает стресс.
Грамотно выстроенные технологии повышают эффективность. Каждый сотрудник понимает свою роль. Улучшается взаимодействие между отделами. Растет производительность.
Работа над проектом влияет на клиентский опыт. Быстрое обслуживание, качественный продукт – результат отлаженной работы. Довольные клиенты возвращаются.
Внедрение структур – инвестиция в будущее. Компания становится устойчивее к изменениям рынка. Появляется возможность для инноваций. Гибкость – ключ к успеху.
Какие нотации, методологии используют для описания бизнес-процессов?
Описание бизнес-процессов – задача многогранная.
Одной из наиболее популярных нотаций является BPMN (Business Process Model and Notation). Помогает организациям повысить эффективность, снизить затраты, улучшить качество обслуживания клиентов.
IDEF (Integrated Definition) – еще одна группа методологий. IDEF0, например, используется для описания функциональной структуры организации, а IDEF3 – для моделирования последовательности операций.
EPC (Event-driven Process Chain) – ориентирована на события, запускающие процессы. EPC помогает увидеть полную картину: кто за что отвечает, какие данные нужны, как связаны между собой. Это как карта, показывающая, как двигаться к цели, избегая тупиков, задержек. В итоге, EPC делает проект более понятными, управляемыми, эффективными.
Используя нотации, методологии, можно создать четкое представление о проекте, выявить узкие места, возможности для улучшения. Это позволяет оптимизировать работу компании, снизить затраты, повысить эффективность. Все это, в конечном счете, ведет к увеличению прибыли, конкурентоспособности.
Могут ли бизнес-процессы быть постоянно улучшены, модернизированы?
Ответ, безусловно, утвердительный. Непрерывное улучшение – это не просто желательная практика, а необходимость для выживания, процветания в условиях жесткой конкуренции.
Все нуждается в улучшении. Плох тот бизнес, который топчется на одном месте. Люди не процветают из-за ошибок. Единственная ошибка – иллюзии в мозге. Конкурентов не существует, если все схемы созданы идеально. Любая реклама может дать сбой, если другие этапы страдают. Представьте, человек видит рекламу кофейни. Переходит. Там непонятный сайт без адреса. Он выходит. Клиент потерян. А нужно было его качественно вовлечь. Таких проплешин в предприятии много. Современные предприниматели обленились. Верят в маркетинг, но остальные моменты пускают на самотек.
Бизнес-процессы для малого бизнеса– основа эффективной работы. Начните с малого. Внедряйте постепенно. Постоянно совершенствуйте. Успех гарантирован.
