Что такое диаграммы для бизнеса и зачем они нужны

Визуализация бизнес-процессов является эффективным, простым подходом к более легкому взаимодействию специалистов в компании. Они делятся на разные управленческие задачи, соединяются в блок-схему с подробным указанием всех рабочих этапов.

Диаграммы помогают в детальном разборе задач, типов работ и процедур ведения деятельности.

Что означает BPMN?

В любом рабочем процессе для решения задач исполнители выполняют последовательные действия. Диаграмма BPMN – это графическое представление деятельности. Позволяет моделировать, передавать необходимые действия для их доступного понимания, быстрого управления.

На таких изображениях отображается стандартный набор слов, обозначений для представления разных процедур в работе (шлюзов, потоков, событий, задач). Применяют их для регулировки, помощи компаниям в анализе, оптимизации, автоматизации действий. Также выявляется неэффективность узких участков, модернизации, разработки, активизации новых проектов.

В состав изображений входят символы для разных вопросов, стрелки с указанием на рабочие этапы. Можно назначать конкретные функции сотрудникам, прикрепив документы (нормативные требования, инструкции), устанавливать сроки.

Строить графики легко. Постепенно можно вносить больше деталей, усложняя их. Это касается изготовления подробных рабочих карт или кросс-функциональных потоковых диаграмм. Методики включают схожие принципы, также к ним добавляются опции, уровни для урегулирования возникших вопросов.

Основные компоненты

В состав графика обычно входят следующие формы, символы:

1. Задания. Представляют шаг или рабочий этап в виде прямоугольника.
2. События. Отображают начальную или итоговую точку в изображении, в виде округлого прямоугольника или круга. К общей категории относятся начальные, конечные, промежуточные типы.
3. Шлюзы. Указывают точки приема решений в работе компании, состоят из инклюзивных, параллельных, эксклюзивных шлюзов. Рисуются ромбами.
4. Потоки. Это стрелки для отображения перемещения по этапам, последовательность исполнения. Выделяют несколько типов, к ним относится управленческий поток (отображает порядок рабочей деятельности, где стрелки соединяют шлюзы, ситуации и функции). Второй вариант – сообщения, которые передаются между несколькими этапами. Для отображения связей объектов, баз данных с данной деятельностью предназначены ассоциации.
5. Дорожки (или пулы) определяют участников в данном изображении (функции, подразделения, должности, внешние субъекты). Они соответствуют только людям, а не объектам или системе.

Кроме перечисленных форм и символов, диаграммы могут включать другие элементы (объекты данных, полосы, пулы и аннотации.).

Плюсы составления графиков

Применяя графическое отображение каждого периода в своей работе, организация получает следующие плюсы:

1. Обучение. Развитие у специалистов навыков, получение необходимых данных для каждого из этапов, а также получаемые результаты.
2. Коммуникация. Можно будет разобрать тип работ для выполнения на определенных этапах. Это упростит общение, коммуникацию между сотрудниками, клиентами или консультантами.
3. Улучшение каждой составляющей графика. Анализируются все составляющие компоненты. Сложные области или участки более доступны к пониманию, что повышает эффективность.
4. Внутренний аудит. Возможность применения графических изображений для внутреннего аудита, проверки на соответствие нормам качества, задачам организации.
5. Ответственность. Благодаря детальному описанию деятельности наблюдается формализация ролей, зон ответственности специалистов, увеличение их осознанности.
6. Нормативно-правовое соответствие установленным внутренним, внешним стандартам.
7. Ответственность. Подробное описание каждого этапа обеспечивает формализацию зон ответственности, ролей работников.

Универсальные графики позволяют описывать элементы любой сложности, схемы становятся более наглядными, компактными в сравнении с текстовой документацией.

Создание изображений

В основном бизнес-процессы выполняются в специализированных программах для моделирования, но можно их изобразить на черновике вручную. В план построения входят следующие этапы:

1. Изучение, анализ особенностей, набора функций, основных задач для решения.
2. Определение степени его важности (основной, вспомогательный или управленческий). Первый вариант будет приносить доход или влиять на уровень прибыльности (продажи, изготовление). Этому надо уделить внимание. К вспомогательным процедурам относят те, от которых не образуется доход, но обеспечивается эффективное выполнение основных этапов (бухучет). Управленческий процесс воздействует на развитие, существование организации (выполняется регулировка нескольких отделов).
3. Запрос инструкций, регламентов, прочих нормативов у ответственных лиц. В таких документах должно быть описание функционала или деятельности участников. Это сформирует первичное представление о бизнесе.
4. Определение участвующих лиц (отделов, ролей, должностей или фамилий ответственных людей). Но в схемах лучше не использовать фамилии в создании дорожек, так как надо будет корректировать данные.
5. Выявление границ деятельности (начальные, конечные события), основные цели построения схемы.
6. Определение внутренних процедур, дополнение деталей.

Применение BPMN в бизнес-аналитике

Особенности внедрения графических изображений в рабочий цикл:

1. Визуализация всех этапов. BPMN предлагает стандартизированный способ визуального отображения, что делает составные компоненты легче для понимания. Это необходимо для заинтересованных сторон, поскольку можно выявить слабые места, дублирования, узкие места в существующих компонентах.
2. Четкое документирование этапов. С помощью изображений можно получить стандартное исполнение Применение диаграмм помогает обеспечить их стандартное исполнение. Такой подход необходим для соблюдения норм и стандартов, обучения новых сотрудников.
3. Анализ составляющих деятельности. С помощью графического изображения бизнес-аналитики проводят детальный анализ этапов, с определением узких мест. Также возможно выявление участков, где возникают задержки или переполнение ресурсов). Проводится оценка эффективности (сравнение различных вариантов моделей для выбора наиболее эффективного решения).
4. Оптимизация процессов. После их графического анализа аналитики могут проработать различные сценарии оптимизации, предложить изменения, протестировать новые модели для повышения производительности, снижения затрат.
5. Поддержка принятия решений. Модели BPMN предоставляют четкую информацию, визуализации, необходимые для принятия обоснованных решений. Эти модели помогают руководству увидеть последствия использования разных решений, выбрать наилучший путь развития.
6. Интеграция с другими инструментами. BPMN может быть интегрирован с другими инструментами для управления проектами (ERP, CRM-системы). При этом улучшается управление процессами на всех уровнях бизнеса.
7. Подготовка к цифровой трансформации. Технология помогает организациям подготовиться к цифровой трансформации, обеспечивая четкое понимание текущих процессов, возможностей для их автоматизации. Это позволяет оптимизировать потоки данных, информационные обмены в рамках организаций.
8. Улучшение межфункционального взаимодействия. BPMN позволяет объединять различные отделы и функции в единую модель процесса. Облегчается взаимосвязь между несколькими задачами, каждый участник начинает понимать возложенные задачи и роли.

Актуальные возможности диаграмм

С модернизацией BPMN, метод получил много актуальных опций, стал эффективным инструментом для моделирования, управления бизнес-процессами.

Основные возможности BPMN в современном контексте:

1. Визуализация этапов. С помощью новой технологии можно получить интуитивно понятные графические элементы, позволяющие легко визуализировать сложные элементы. Эти графические представления помогают участникам деятельности лучше понимать, анализировать, обсуждать рабочие потоки.
2. Интеграция с другими инструментами. С помощью современных методик поддерживается объединение с программными продуктами (ERP, CRM, системами проектного управления). Это обеспечивает автоматическое обновление данных, всех составляющих в реальном времени.
3. Полная поддержка автоматизации деятельности. Современные BPM-системы позволяют автоматизировать работу путем интеграции с программными роботами (RPA), системами управления документами, что ускоряет выполнение задач, снижает вероятность ошибок.
4. Применение облачных технологий. Многие современные BPMN-платформы работают в облаке, что обеспечивает доступность, высокую гибкость. Это позволяет удаленной команде взаимодействовать с моделями, данными из любой точки мира с небольшими расходами на инфраструктуру.
5. Использование аналитики, машинного обучения. Некоторые решения интегрируют аналитические инструменты, машинное обучение для обработки больших объемов данных. Это позволяет прогнозировать результаты, находить шаблоны, обнаруживать узкие места в процессе.
6. Гибкость, адаптируемость. BPMN позволяет легко адаптировать модели процессов, вносить изменения, что необходимо для динамично меняющихся бизнес-требований. Это облегчает управление изменениями, улучшает устойчивость современных видов деятельности.
7. Поддержка различных моделей процессов. BPMN позволяет моделировать различные виды процессов, включая операционные, управленческие и поддерживающие процессы, что делает его универсальным инструментом в различных отраслях бизнеса.
8. Совместная работа. Современные BPMN-платформы поддерживают функции совместного функционирования, позволяя командам работать одновременно над моделями, оставлять комментарии, обмениваться идеями в реальном времени.
9. Обучение, документация. Современные BPMN-платформы предлагают функции, которые помогают создавать обучающие материалы, документацию, основанные на стандартных моделях, что упрощает обучение сотрудников, обеспечение соблюдения стандартов.

Заключение

Современные возможности BPMN должны учитывать динамическое окружение бизнеса, потребности пользователей. С помощью многих функций, в том числе интеграции с инструментами, автоматизации, аналитики, поддержки инноваций, составление диаграмм остается основным инструментом для управления, оптимизации многих компаний.