Если ваша цель – научиться быстро распределять приоритеты из большого числа задач, попробуйте построить онлайн матрицу Эйзенхауэра. Речь идет об удобной таблице, которая помогает разделять их в зависимости от важности, срочности. Этот метод позволяет эффективно планировать время. Его можно использовать как для профобязательств, так и для домашних дел. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно применять инструмент.
Основная идея и принцип работы
Матрица приоритетов Эйзенхауэра – это метод управления временем, который позволяет приоритетно распределять задачи, упорядочивать деловую активность и решать вопросы нехватки времени. Он был назван в честь Дуайта Эйзенхауэра, который был генералом армии и тридцать четвертым президентом Соединенных Штатов Америки.
Главная идея заключается в умении организовывать задания по уровням важности, срочности, используя простую схему. Метод является достаточно простым инструментом, для использования которого не потребуется никаких особых навыков или глубоких знаний. После составления списка действий, которые нужно выполнить, задайте к каждому по 2 вопроса:
- Важно ли это?
- Срочно ли это?
После того как вы ответите на них, разделите онлайн-доску на четыре квадрата, в которые затем внесите результаты своих размышлений. В итоге у вас получится структура из четырех квадратов, которые мы далее опишем подробнее.
Ячейка A: важные и срочные
К ним относятся:
- Задания от которых зависит достижение целей.
- Дела, которые нужно решить во избежание трудностей в жизни.
- Вопросы, связанные со здоровьем.
Яркий пример – подготовка отчета для экстренного совещания. Речь идет о любых внезапных действиях, которые лучше не откладывать.
Квадрант B: важные, но несрочные
В него входят:
- основная работа по бизнесу;
- ежедневные действия, которые обязательно нужно делать.
Здесь сосредоточен список, которому следует уделять большее внимание. Те, кто эффективно справляется с делами из этой категории, могут рассчитывать на успешное достижение своих целей. Они не являются критически важными и не требуют выполнения в условиях стресса, что позволяет подходить к ним более осознанно и спокойно.
Квадрант C: срочные, но не важные
Это отвлекающие факторы, выполнение которых не способствует достижению основных целей, а лишь отвлекает и мешает эффективной работе. Здесь есть риск перепутать их с заданиями из квадранта А, что может привести к путанице в приоритетах. Примером может быть просьба о помощи от коллеги: помощь, конечно, важна, но главное вовремя завершить свои собственные обязательства.
Квадрант D: несрочные и неважные
Этот квадрант является парадоксальным: хотя здесь список не имеет никакой ценности, он приносит удовольствие. Сюда можно отнести время, проведённое в социальных сетях, беседы по телефону или в мессенджерах, серфинг в интернете и даже игры на компьютере. Важно помнить, что отдых необходим, но он не должен мешать продвижению к целям.
Роль матрицы в управлении задачами
- Анализирует текущие дела. Это позволяет избежать перегруженности, лучше справляться с рабочими обязанностями.
- Устанавливает приоритеты. Помогает различать срочные дела, а также выделяет те, которые не имеют значимости.
- Планирует время: используя инструмент, вы можете заранее организовать план на день, неделю, месяц, на год вперед. Это создает четкую структуру.
Кто может извлечь пользу из этой техники, а кто нет
Методика подходит тем, кто нуждается в четкой системе управления временем. Особенно ее оценят:
- Руководители, менеджеры: люди, управляющие проектами или командами, часто сталкиваются с множеством задач, отчетов. А метод тайм-менеджмента поможет им организовать свои приоритеты.
- Предприниматели, стартаперы: эти категории специалистов желают сосредоточиться на ключевых аспектах развития бизнеса, избегать несущественных дел.
- Студенты, домохозяйки: техника поддерживает тех, кто балансирует между обучением, повседневными обязанностями, личными проектами.
- Фрилансеры, удаленщики. Они смогут эффективно расходовать свое время, заниматься чем-то более важным.
Инструмент может оказаться неэффективным, если у вас хорошо налажена система приоритетов и вы не сталкиваетесь с избыточным объемом задач.
Как оптимально применять метод в управлении временем
Первостепенно нужно научиться правильно распределять свои задачи по ячейкам. Вот некоторые стратегии:
- Движение к запланированному. В идеале мы сначала справляемся с заданиями из квадрата B, а оставшееся время используем для выполнения списка из A. Затем, если остаётся время, переходим к делам из ячейки C, а в завершение отдыхаем и занимается приятными занятиями из D.
- Пошаговый подход. В более реалистичном варианте распределения сначала выполняем дела из квадрата A – если они требуют немедленного внимания. После этого идут регулярные задачи из квадрата B, и только потом оставшиеся дела из квадрантов C, D.
- Адаптация к экстренным условиям. Если возникает необходимость соблюдения сроков, в первую очередь выполняем все из квадрата A, затем из C, а после этого – из B и D. При таком подходе первостепенным является соблюдение срочности, а лишь затем обращаем внимание на важность.
Анализ заполненных квадратов
После заполнения по четырем квадрантам, у вас появится возможность проанализировать, на что уходит больше всего вашего времени, а что остается без внимания.
Красный – зона повышенной тревоги
Планы здесь требуют немедленного решения, и их количество должно быть минимальным. Иначе это может привести к эмоциональному истощению. Чтобы избежать этого, нужно пересмотреть свой распорядок, установить четкие сроки выполнения, создать детализированный график. Возможно, на несколько дней стоит на время отказаться от задач, относящихся к голубому квадранту, чтобы освободить время.
Зеленый – позитивный знак
В нем сосредоточен список, который поможет вам двигаться к основной цели. Если он содержит большинство ваших дел, это говорит о том, что вы способны эффективно планировать.
Желтый – отвлекающие планы
Включает действия, которые не способствуют достижению ваших целей. Они отвлекают и снижают общую продуктивность. Большинство можно было бы передать другим. Если делегирование невозможно, старайтесь минимизировать их влияние на ваш рабочий процесс, выполняя только в тех случаях, когда красный и зеленый квадраты остаются пустыми.
Голубой – планы для переноса
Здесь находятся планы, которые можно отложить или даже игнорировать. Их выполнение не скажется на вашей общей эффективности и результативности. Следите, чтобы их было немного – фиксируйте и сокращайте до минимума.
Преимущества и недостатки
Как и любая методика управления временем, вариант Эйзенхауэра обладает как положительными сторонами, так и ограничениями.
Преимущества:
- Легкость использования. Заполнение не вызывает сложностей, не требует глубоких теоретических знаний.
- Широкая применимость. Техника подходит как для профдеятельности, так и для учебы, личной жизни.
- Большие возможности планирования. Можно организовывать списки на любое время – от одного дня до целого года.
- Скорость. Люди, регулярно пользующиеся техникой приоритетов, способны распределять планы по категориям всего за 2-3 минуты.
Недостатки:
- Субъективность в оценке. Хотя методика позволяет установить приоритеты, она не подразумевает глубокого анализа. Это приводит к неправильному распределению дел и ухудшению ситуации в целом.
- Игнорирование определенных факторов. Не всё можно распределить как срочное или не срочное, важное или неважное. Иногда стоит учесть настроение исполнителя, ожидаемый результат выполнения заданий и другие обстоятельства.
В каких приложениях можно онлайн создать матрицу Эйзенхауэра
Если вам неудобно записывать информацию вручную или вы предпочитаете цифровые инструменты для составления, то обратите внимание на специальные решения.
Evernote
Сервис для создания заметок уже включает в себя подготовленный шаблон матрицы, который можно адаптировать под свои нужды. Также можно создать отдельную заметку для планирования на 1, 7, 30 дней.
Notion
Универсальный инструмент с возможностью формирования списков, баз данных, использования методологии канбан, календарей, напоминалок. Сервис подходит как для индивидуальной работы, так и для командного взаимодействия. В нем доступны шаблоны для легкого создания методики Эйзенхауэра.
«Битрикс24»
Комплексная платформа для управления бизнес-процессами. Она позволяет следить за соблюдением сроков, автоматизировать взаимодействие с клиентами и создавать сайты.
Р7-Офис
Один из офисных редакторов, который позволяет создавать технику Эйзенхауэра в виде таблиц формата XLS. В «Р7-Офис» можно удобно оформлять и структурировать планы, обеспечивая легкий доступ к информации.
Trello
Известная платформа, основанная на виртуальных досках. Она позволяет перемещать планы и менять их статусы в зависимости от выполнения. Еще можно одновременно вести до 10 досок для разных инициатив или перейти на платный тариф для большего количества проектов.
Cerebro
Инструмент разработан для организаций, которые активно работают с визуальными элементами. Например, студии дизайна, архитектурные фирмы и создатели анимации. Он предлагает интеграции с инструментами для редактирования графики, видео. Пользователи могут оставлять комментарии не только в текстовом формате, но и с помощью видеозаписей или голосовых сообщений. Сервис доступен бесплатно для команд до пяти человек. Возможно подключение большего количества пользователей, но в этом случае потребуется оплатить подписку.
Яндекс Трекер
Программа предлагает работу в формате доски. В ней реализована продуманная аналитика, которая позволяет в разделе «Статистика» просматривать сводные сведения по проектам, распределенным по очередям. Есть возможность отслеживания времени, что полезно для расчета почасовой оплаты труда работников. Яндекс Трекер бесплатен для команд до пяти участников.
YouGile
Сервис основан на методах Agile. У пользователей есть своя персональная доска, где он может отслеживать планы. В YouGile встроен поиск, позволяющий находить проекты по названиям и характеристикам, а также организовывать групповые и индивидуальные чаты. Кроме того, можно активировать режим «не беспокоить» или настроить переадресацию пропущенных писем на эл.почту. Сервис доступен бесплатно для команд, состоящих из десяти и менее пользователей.
Sboard
Инновационный инструмент значительно упрощает планирование и повышение продуктивности. Здесь пользователи могут визуализировать свои проекты в удобном формате, а также составлять матрицу.
Рекомендации при работе с матрицей Эйзенхауэра онлайн
- Установите приоритеты в квадратах. Нанесите маркировку на все задачи Так вы определите, что требует внимания в первую очередь. Это особенно полезно в условиях, когда нужно быстро принимать решения.
- Создайте отдельные матрицы. Это позволит разделить планы по категориям, таким как работа, учеба и личные дела. Уделите время на выполнение списка в каждой из матриц.
- Регулярно напоминайте себе о главных целях. Запишите наиболее важные задачи, а остальные отсортируйте так, чтобы они помогали их достижению. Это поможет вам сохранить фокус и избежать потери направления.
- Адаптируйте матрицу под свои нужды. Настройте элементы, такие как цвета и ячейки, чтобы сделать инструмент более удобным для вас.
