Метод PERT в управлении проектами

Сегодня поговорим о чем-то, что может показаться сложным на первый взгляд, но на самом деле спасает много нервов и времени при управлении проектами. Представьте себе: вы начинаете большой и важный стартап, а дел так много, что голова кругом. Как понять, когда все это закончится? Как избежать вечных «мы почти закончили» и бесконечных переносов дедлайнов?

Думаю, каждый из вас хоть раз сталкивался с ситуацией, когда планируешь что-то большое, будь то ремонт в квартире, запуск нового товара или даже просто крупный семейный праздник. Вы рисуете план, ставите сроки, и все идет не так. То одно задержится, то другое, а потом третье, и вот уже вы в глубокой яме из горящих дедлайнов и стресса. Простой линейный план часто не работает для сложных проектов, где время для выполнения работ нельзя точно предсказать.

Именно здесь на помощь приходит метод PERT в управлении проектами. Это не просто очередной инструмент, а целая философия, которая помогает не только оценить, но и визуализировать этапы и периоды выполнения нового задания.

Что такое PERT

Аббревиатура расшифровывается как Program Evaluation and Review Technique, что можно перевести как «Техника оценки и анализа программ».

Основная идея метода – это анализ задач, времени и зависимостей в проекте. Вместо того, чтобы давать одну жесткую оценку сроков для каждого этапа, ПЕРТ предлагает три варианта развития событий:

1. Оптимистичный (O). Это самое короткое время для реализации цели, если все пойдет идеально.
2. Наиболее вероятный (M). Время, которое, скорее всего, потребуется.
3. Пессимистичный (P). Максимальное время, если все пойдет не так.

На основе этих трех оценок вычисляется время выполнения. Таким образом, диаграмма PERT – это не просто график, а мощный инструмент для визуализации связей между задачами и определения общей длительности реализации стартапа с учетом возможных рисков. Ее главное преимущество в том, что она помогает предвидеть проблемы и понять, какие шаги являются наиболее критичными для соблюдения сроков с учетом неопределенности.

Элементы диаграммы PERT

Чтобы научиться «читать» схему ПЕРТ, нужно знать ее основные элементы:

• Узлы — это события, обозначающие начало или завершение действия. Представьте их как кружочки или прямоугольники на схеме. Они не имеют длительности, а просто обозначают начало или завершение определенного этапа. Например, «дизайн утвержден» или «код написан».
• Стрелки (или действия/связи). Это линии, соединяющие узлы. Они показывают зависимости между событиями, то есть последовательность их выполнения. Стрелка, идущая от точки А к точке Б, означает, что действие Б не может начаться, пока не закончится А.
• Оценка времени. Над каждой стрелкой указывается время выполнения соответствующего задания.

Теперь разберемся в таком важном понятии, как «критический путь» (КП). Представьте себе все возможные пути от начала до конца стартапа по вашей схеме. КП – это самая длинная последовательность заданий (то есть сумма всех ожидаемых периодов времени на их выполнение) от старта до финиша. Он важен потому, что любая задержка на КП влияет на дату завершения всего проекта. Если задача на КП задерживается на день, то реализация всего проекта тоже задерживается на такой же срок. Именно на эти задания нужно обращать особое внимание!

Как построить диаграмму PERT

Строительство диаграммы – это пошаговый процесс, который поможет вам разложить сложный стартап на части, которыми будет легче управлять.

Шаг 1: Определение задач

Сначала нужно сесть и очень четко определить все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы закончить проект. Не забудьте записать даже самые мелкие, но важные задания! Например, если вы запускаете сайт, это могут быть такие шаги: «разработка дизайна», «написание кода», «наполнение контентом», «тестирование» и так далее.

Шаг 2: Установление связей между задачами

Теперь определите, какие шаги зависят друг от друга. И в какой последовательности их надо выполнять. Например, «написание кода» не может начаться до того, как будет «утвержден дизайн». Нарисуйте стрелки, чтобы показать эти зависимости.

Шаг 3: Расчет сроков с помощью формулы

Вот здесь начинается самое интересное! Для каждой задачи вам нужно получить три числа:

• O (Optimistic). Оптимистичное время – сколько потребуется, если все пойдет как по маслу.
• M (Most Likely). Наиболее вероятное время – реалистичное.
• P (Pessimistic). Пессимистичное время – сколько потребуется, если возникнут проблемы.

Затем используем формулу для расчета ожидаемого времени (Te) для каждого шага:

Te = (O + 4M + P) / 6

Пример: Запуск нового сайта

Допустим, у нас есть цель «написание кода».

• O: 2 дня (если программист просто сядет и напишет все без единой ошибки и отвлечений).
• M: 5 дней (с учетом обычных перерывов, пары мелких багов).
• P: 14 дней (если возникнут серьезные технические сложности, придется переделывать часть кода, или кто-то из команды заболеет).

Теперь посчитаем ожидаемое время (Te):

Te = (2 + 4 × 5 + 14) / 6 = (2 + 20 + 14) / 6 = 36 / 6 = 6 дней.

То есть, несмотря на то что в идеале это 2 дня, а в худшем случае 14, наиболее реалистичный срок – 6 дней. Так вы делаете для каждой промежуточной цели.

Шаг 4: Визуализация в виде схемы

Теперь все эти данные нужно нанести на схему. Рисуйте узлы и соединяйте их стрелками, указывая время выполнения. В итоге у вас получится наглядная диаграмма. Не забудьте найти тот самый КП, суммируя Te по всем возможным последовательностям задач – это будет ваш главный ориентир!

Инструменты и сервисы для построения диаграмм

Конечно, рисовать графики вручную для большого проекта не надо. Есть онлайн-сервисы и программы, которые сделают это за вас. Вот некоторые из них:

• Lucidchart. У сервиса интуитивно понятный интерфейс, много шаблонов, и он подходит для командной работы. Есть бесплатная базовая версия, которой хватит для небольших заданий.
• MindOnMap. Онлайн-сервис ориентирован на создание ментальных карт, но также позволяет строить блок-схемы и графики связей, которые можно адаптировать под ПЕРТ. Удобен, если вы любите визуально мыслить. Есть бесплатный тариф.
• Edraw Max. Это десктопное решение, которое предлагает много шаблонов для графиков. Он подойдет тем, кому нужна большая функциональность. Есть пробная версия, но полная – платная.

Эти инструменты упрощают процесс визуализации и помогают сосредоточиться на анализе, а не на черчении.

Когда стоит использовать метод

Его используют там, где много неопределенности и риск задержек очень высок.

ПЕРТ подходит для:

• Научно-исследовательских и опытно-конструкторских проектов (НИОКР), где сроки сложно предсказать, потому что результат не всегда очевиден заранее.
• Крупных IT-проектов, при разработке новых систем или продуктов, где много неизвестных.
• Строительства уникальных или сложных объектов. Когда есть много подрядчиков, погодные риски и нестандартные технические решения.
• Запусков новых продуктов или маркетинговых кампаний.

В каких случаях метод неэффективен:

• Для простых и коротких задач. Где все очевидно, и трудозатраты на создание схемы ПЕРТ будут выше, чем ее польза.
• Для заданий с жесткими, заранее установленными сроками. Если нет никакой гибкости, и вы просто должны уложиться в заданные рамки, то этот метод не поможет.
• Для заданий с повторяющимися задачами, где опыт уже накоплен, и есть точное время выполнения каждого этапа работы.

Преимущества и недостатки метода

Как и у любого инструмента, у ПЕРТ есть свои сильные и слабые стороны.

Плюсы:

• Визуализация. Наглядно показывает все шаги, их зависимости.
• Точная оценка сроков.
• Выявление критического пути.
• Вовлечение команды. Привлекает экспертов к анализу задач, что повышает точность планирования и ответственность.
• Улучшенное управление рисками.

Минусы:

• Сложность. Для больших проектов построение и поддержание схемы PERT может быть трудоемким.
• Значения O, M, P зависят от опыта и мнения экспертов, поэтому результат может иметь погрешность.
• Не учитывает бюджет и ресурсы.
• Требует много исходных данных. Если часть их – недоступна, то и схема будет неточной.

Сравнение с диаграммой Ганта

Давайте посмотрим на их основные отличия, проанализировав основные характеристики.

Проще говоря, PERT – это о последовательности действий и дедлайне с учетом рисков, а Гант – о сроках, отведенных для выполнения каждого этапа. Они дополняют друг друга.

Рассмотрим пример, как как можно применить ПЕРТ и Гант. Представьте, что вы решили организовать день рождения для друга.

Пример: Организация дня рождения

Цель: Спланировать и провести день рождения друга через 2 недели.

Как бы мы использовали PERT?

Помните, ПЕРТ нужен, когда есть неопределенность. В организации праздника она есть: кто-то может не ответить, кафе может быть занято, торт не испекут вовремя.

Для каждой задачи мы дадим 3 оценки, а затем рассчитаем Te.

Давайте возьмем такие цели:

1. Этап А: Выбор и бронирование места.
   • О: 1 день (сразу нашлось свободное)
   • М: 3 дня (придется обзвонить несколько)
   • П: 7 дней (много вариантов, сложно выбрать, нужно согласовать)
   • Te (А) = (1 + 4 × 3 + 7) / 6 = (1 + 12 + 7) / 6 = 20 / 6 ≈ 3.3 дня
2. Этап B: Разработка меню / Заказ кейтеринга (зависит от А).
   • О: 1 день
   • М: 2 дня
   • П: 5 дней
   • Te (B) = (1 + 4 × 2 + 5) / 6 = (1 + 8 + 5) / 6 = 14 / 6 ≈ 2.3 дня.
3. Этап C: Купить торт (зависит от B, нужно меню).
   • О: 0.5 дня
   • М: 1 день
   • П: 3 дня
   • Te (C) = (0.5 + 4 × 1 + 3) / 6 = (0.5 + 4 + 3) / 6 = 7.5 / 6 ≈ 1.25 дня

Визуализация (упрощенная):

A (3.3 дня) -> B (2.3 дня) -> C (1.25 дня)

КП: В данном упрощенном примере, если эти три этапа являются последовательными и наиболее длительными в цепочке, то их сумма и будет критическим путем: 3.3 + 2.3 + 1.25 = 6.85 дня.

Что дает PERT в этом случае? Вы видите, что даже на выбор места может уйти почти неделя в худшем случае, что напрямую повлияет на все остальное. ПЕРТ вынуждает задуматься о самых неблагоприятных сценариях и заранее учесть их в планировании. Вы не просто говорите «торт куплю за день», а думаете: «А что, если кондитер занят или ошибется?» Это снижает риск неудачи.

Как бы мы использовали схему Ганта?

Она более линейна и ориентирована на календарные сроки. Диаграмма покажет, когда должен быть пройден каждый этап.

Допустим, сегодня 22 июля. Праздник 5 августа (через 2 недели).

Визуализация на диаграмме Ганта будет выглядеть, как полоски на календаре. Схема помогает видеть, когда каждая часть работы должна быть выполнена.

Как видите, даже для такой «бытовой» цели оба метода могут быть полезны. Часто их используют вместе: ПЕРТ помогает получить более надежные оценки для каждого этапа, а затем эти оценки переносятся на график Ганта для детального календарного планирования и отслеживания.

Заключение

Итак, метод PERT при управлении большими проектами – это полезный инструмент. Он придет на выручку, когда вы столкнетесь с неопределенностью. Если вы хоть раз сидели и гадали, сколько времени займет та или иная задача, или как бы уложиться в сроки, когда вводных минимум, то ПЕРТ – это то, что вам нужно. Он не просто дает одну цифру, а целый диапазон, показывая, что может пойти не так, и где стоит подстелить соломки.

Представьте, что вы запускаете новый IT-стартап, и никто в вашей команде раньше не разрабатывал такой сложный искусственный интеллект. Здесь нет четких референсов, каждый шаг – это исследовательская работа. Вы не можете просто взять и сказать: «Разработка ядра займет 3 месяца». Вы скажете: «Оптимистично – 2 месяца, реалистично – 4 месяца, а если случится ЧП, то 7 месяцев». PERT поможет объединить эти оценки и получить наиболее вероятный срок, а также понять риски задержки.

Или другой пример: вы отвечаете за организацию музыкального фестиваля под открытым небом. Здесь много переменных: погода, доступность артистов, сроки постройки сцены, логистика оборудования. Вы никогда не узнаете на 100%, прилетят ли хедлайнеры вовремя, не будет ли отмены рейса, или не подведут ли поставщики оборудования. ПЕРТ позволит учесть эти неизвестные и спланировать расписание так, чтобы получить запас времени на случай непредвиденных обстоятельств, и фестиваль прошел без срывов.

Еще одна идеальная ситуация для PERT – это строительные проекты с инновационными технологиями. Допустим, компания строит первое в стране здание с автономной системой энергоснабжения. Многие этапы – это неизведанная территория: тестирование новых солнечных панелей, интеграция новых аккумуляторных систем. Вы не можете полагаться на прошлый опыт, ведь его нет. PERT даст возможность оценить сроки каждого такого этапа с учетом всех возможных сценариев, от идеального до наихудшего, и получить реалистичную картину сроков реализации проекта.

Так что, если проект полон неизвестных, если вы не можете дать точную оценку сроков, если риски задержек велики и каждый этап уникален – метод PERT в управлении проектами станет незаменимым помощником. Он не уберет неопределенность, но сделает ее измеримой и управляемой, дав вам гораздо больше контроля над ситуацией. Попробуйте, и увидите, как сложный и непонятный проект превращается в ясную и предсказуемую задачу.