Грамотная оптимизация времени – ключевой фактор достижения целей. Навыки тайм менеджмента позволяют улучшить рабочий процесс, высвободить ресурсы для других занятий. Неэффективное управление временем чревато несоблюдением дедлайнов, снижением качества работы, перегрузкой. Это приведет к моральному и физическому выгоранию. Если вы замечаете за собой снижение продуктивности, сложности с выполнением ежедневных задач, ощущаете сильную загруженность, – значит, пора пересмотреть стратегию работы. Ведь объект тайм менеджмента – это человек с его личными профессиональными качествами.
Начнем менять жизнь к лучшему прямо сейчас. В статье разоблачим известные выдумки, разберем способы регулирования временем, ознакомимся с полезными рекомендациями.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм менеджмент – система методик и техник по управлению временем. Его освоение позволит достигать намеченных целей, найти баланс между работой и отдыхом, повысить качество жизни за счет большей продуктивности и результативности. Впервые термин применил популярный 1950-е годы американский консультант по бизнесу Джеймс Т. Маккей в своей книге «The Management of Time». Но концепция известна давно. Среди предшественников – античный философ Сенека, Б. Франклин, Генри Гант, Питер Друкер. Объект тайм менеджмента – это деятельность предпринимателей, а также повседневная жизнь человека.
Для чего нужно уметь управлять временем
Сегодня умение распоряжаться временем – особенно актуальный вопрос. Это обусловлено развитием информационных технологий, необходимостью каждый день применять цифровые инструменты. Самоорганизация, умение расставлять приоритеты, планировать – навыки, без которых невозможно работать и жить в условиях многозадачности:
- развивая самодисциплину, человек учиться быть более ответственным, ему легче контролировать себя;
- навык определения самой важной цели среди множества вопросов позволяет сосредотачиваться на главном, а не хвататься решать все проблемы сразу;
- действие по четкому плану – залог спокойствия и определенности. Результат – уменьшение стресса, осознанный подход к делу, движение к задумке;
- способность отделить крупные проекты от мелких, последовательный переход от сложного к простому повышают качество результата;
- выполняя перечисленные действия, у человека появляется время для отдыха, хобби, встреч с друзьями.
Главные принципы
Принципы по управлению временем касаются как деловой сферы деятельности, так и жизни отдельного человека:
- Гибкое планирование – не просто составление плана действий. Периодически случаются непредвиденные ситуации. Предусмотрите на этот случай дополнительное время.
- Принцип делегирования заключается в целесообразности передавать часть работы другим коллегам/родственникам, чтобы высвободить время на ключевые проблемы.
- Анализ результатов – ежедневная, еженедельная оценка ситуации; внесение корректировок, если обстоятельства того требуют.
- Принцип четкой цели – не сиюминутное желание, а стратегический замысел, к которому человек/компания будут стремиться.
- Принцип мотивации – когда проблема слишком сложна, но важна для достижения глобального замысла, неплохо поддержать себя. Это может быть какой – то подарок, приятная вещь, вознаграждение. Аналогично применяется принцип наказания в обратной ситуации.
- Внедрение современных помощников – приложения, умные ежедневники, сайты;
- Принцип избегания монотонности – эксперты рекомендуют чередовать виды деятельности.
Мифы о тайм-менеджменте
С тайм-менеджментом связано множество ложных представлений, которые дезориентируют, снижают продуктивность. Развеем мифы.
Бесполезно тратить силы на безуспешную войну с откладыванием дел на потом
Часть людей от природы обладает высокой степенью самоорганизации и мотивации. Другим же эти качества даются с трудом. Прокрастинация – это сложное психологическое состояние, которое поддается коррекции. Существует и другая крайность – чрезмерное увлечение техниками, приводящее к искажению их сути и контрпродуктивности.
Техники подходят всем
Универсальная стратегия, способная одинаково эффективно помочь любому в организации своей жизни и работы, не существует. И вряд ли будет когда существовать. Практического применения, адаптации к личным потребностям не избежать.
Управление помогает более эффективно использовать свои ресурсы
Не стоит воспринимать тайм-менеджмент как панацею. Это просто способ организации. Можно выполнять задания в срок, но только при условии концентрации и устранения помех. Техники не увеличат количество часов в сутках.
Достижение результата невозможно без эффективного тайм управления
Успешность определяется выбором, который человек делает в каждый конкретный момент. Даже при отличной самоорганизации, если сосредотачиваться на заданиях, не имеющих ценности, прогресса будет немного.
Подобная система нужна тем, кто систематически нарушает сроки, везде опаздывает, всех подводит
Подход на фиксацию времени. Каждый человек, вне зависимости от уровня его пунктуальности (или ее отсутствия), всегда о чем – то мечтает.
Тайм-менеджмент подавляет креативность: жить и работать по плану – это утомительно
Ошибочное и устаревшее мнение. Этот стереотип возник в период ранних подходов к обучению. Упор делался на концентрации на одном деле для повышения результативности. О подавлении креативности речи не шло.
Это американская выдумка, которая не подходит для России
Кто сказал, что в России отсутствовала организация времени? Вероятно, просто не нашлось того, кто бы дал этому явлению подходящее название.
Это неэффективно
Подобное можно услышать от тех, кто, столкнувшись с неудачей, теряет веру в тайм-менеджмент в целом. Причина в некорректной мотивации, размытых или незначительных целях.
Распорядок только добавляет забот и напряженности
Основная идея подхода заключается не в наращивании количества заданий, а в определении приоритетных. Рекомендуется не отвлекаться, контролировать привычки, чтобы приложенные усилия не пропали даром.
Управлять временем невозможно
Действительно, ход времени невозможно изменить. Мы не в силах его остановить или ускорить. Суть контроля времени – умение управлять собой, своими приоритетами, поступками.
Популярные техники
Правило десяти минут
Когда предстоит сделать то, что вызывает негативные эмоции, убедите себя посвятить этому 10-минутный срок. За этот короткий промежуток времени вы вовлечетесь в процесс и без труда продолжите работу.
Техника 4D
Этот метод помогает классифицировать поступающие задачи по четырем категориям. Он полезен, когда вас захлестывает поток, и вы не знаете, с чего начать. Вот категории:
- 1 – «Выполнить». Сюда относятся все, что критически важно.
- 2 – «Делегировать». Это означает передачу задание другому лицу – коллеге, помощнику, ассистенту. Это актуально, когда самостоятельное выполнение невозможно.
- 3 – «Удалить». Это неважные задания.
- 4 – «Отложить». Это вопросы, не требующие немедленного решения. Но откладывая, нужно установить конкретный срок для возврата к ним.
Эта система не подходит для долгосрочного планирования.
Вариант контроля «Девяносто/тридцать»
Суть: в чередовании интенсивного труда и короткого отдыха. Работайте в течение полутора часов, а затем сделайте 30 минут перерыв. Циклы повторяются. Начинают с важного. Затем нужно перейти к менее приоритетным. Метод идеален для людей, которые планируют свое время блоками.
Если сложно трудиться в течение полутора часов, попробуйте модификацию метода «90 на 30» – «52 на 17». В этом варианте рабочий период длится 52 минуты, а отдых – 17 минут.
Fresh or Fried
Этот инструмент окажется полезным людям, имеющим привычку откладывать дела. Поэтому многое не исполняется в срок. Идея: выполнять работу сразу после пробуждения, когда мозг еще свеж и не перегружен. Рекомендуется составлять список целей на утро вечером предыдущего дня.
GTD (Getting Things Done)
Система GTD («Доведение дел до конца»), предназначена для последовательного решения вопросов. Правило техники:
Нужно сконцентрироваться на выполнении только одной задачи за один раз, избегая многозадачности. Всю поступающую информацию лучше записывать, чтобы не перегружать память. Составляют конкретные планы действий, а не общие списки.
Техника Pomodoro (Метод помидора)
Свое имя техника получила благодаря кухонному таймеру в форме томата. Подход эффективен для широкого круга людей. Особенно когда требуется концентрация на длительной и однообразной работе.
Принцип действия прост: установите таймер на 25 минут и полностью посвятите это время выполнению конкретной миссии. Исключите любые отвлекающие факторы. Не разговаривайте с коллегами. После завершения этого временного интервала сделайте короткий 5-минутный перерыв. Далее можно приступать к следующему циклу. После каждых 4 циклов делается более продолжительный 30-минутный перерыв для предотвращения переутомления. Система приобрела широкую популярность, что привело к разработке множества приложений для смартфонов и компьютеров.
Метод Zero Inbox
Эта концепция подразумевает полную ликвидацию всего содержимого папки «Входящие«. Речь идет не только об электронной почте, но и о любой рабочей информации, а также о новых миссиях. Необходимо ежедневно уделять время обработке содержимого папки, не упуская ни одного элемента. Часть информации будет выполнена, другая часть отложена, передана, удалена. Подходит тем, кто активно ведет деловую переписку и чувствует, что в почтовом ящике скопилось слишком много информации.
ZTD (Zen to Done)
Это упрощенная версия GTD. Принцип техники:
- оперативная обработка новых сообщений;
- классификация заметок по категориям в зависимости от их содержания;
- детальное планирование каждый день;
- сосредоточение на одной цели;
- создание кратких и понятных списков дел;
- ежедневное соблюдение распорядка.
«Автофокус»
Суть: фиксировать все запланированные дела. Внимательно просматривать список, пока взгляд не остановится на одном из пунктов. Если возникло желание заняться именно этим делом, приступить к его выполнению. После завершения вычеркнуть пункт из списка и продолжить работу по той же схеме. Подходит для творческих людей, не желающих следовать жесткому плану. Однако для ситуаций, когда существуют строгие обязательства, конкретные сроки, эта методика не подходит.
«Временные блоки»
Заранее выделяется время на решение проблемы. Не нужно заниматься в это время ничем другим. Это похоже на распорядок дня, но с акцентом на концентрации на задаче. Система временных блоков подходит дисциплинированным людям, умеющим эффективно планировать время, придерживаться установленного графика.
«Закон Паркинсона»
Задание выполняется за строго отведенное время.
«Канбан»
Схема «Канбан« работает так: создается таблица из 3 столбцов, туда заносятся все задачи. Первый столбец – это задачи для выполнения. Второй – выполняемые сейчас вопросы. А в третьем столбце содержатся завершенные задачи. Перемещаются из одного столбца в другой. «Канбан» – это наглядная методика. Систему можно комбинировать с другими техниками. Отличным инструментом для работы по этой технике является Trello.
«Лягушки и слоны»
Лягушки и слоны – это важные, объемные, но неприятные задания. Термин «лягушки» впервые был использован экспертом по психологии успеха Брайаном Трейси.
Матрица Эйзенхауэра
Суть методики: распределение дел на 4 группы по степени важности, срочности. Помогает рассортировать входящие письма, запросы. Но рабочий процесс не организует.
Метод Парето
Девиз правила: 20 % поступающих задач принесут 80% результата. Остальные 80% принесут только 20% результата. Сложность заключается в осознании, какие дела мы можем отнести в 20%.
Методика девяти заданий
Нужно ежедневно реализовывать одну крупную, три средние и пять мелких проблем. Подобный подход обеспечивает высокую продуктивность без излишней усталости в конце дня. Простота подведения итогов является дополнительным преимуществом. Метод подойдет тем, кто фокусируется на расстановке приоритетов, качестве исполнения, а не просто следит за временем.
Методика 3-х заданий
Это ежедневное сосредоточение на трех наиболее важных делах. Рекомендуется игнорировать рутину и концентрироваться на главном. Это актуально для тех, кто в ней утонул, и не может уделить достаточно внимания важному.
Метод Тима Ферриса
Совокупность принципов: Парето и Паркинсона. Подразумевается выполнение 80% работы за 20% времени. Но деятельность ограничивается строгими временными рамками. Эта система наиболее подходит для людей с гибким графиком, самостоятельно планирующих свой день. Наемным сотрудникам со стандартным графиком может быть сложнее ее внедрить, но попытка стоит того.
Хронометраж
Метод хронометража предназначен для тех, кто в конце дня осознает, что ничего не успел. Он состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо выявить, на что тратится время. Для этого каждые 1-2 часа записывается, чем вы занимались. Мелкие дела, занимающие 2-3 минуты, можно не учитывать. На этом этапе ничего не меняют, цель – собрать полную картину. Этот процесс может занять несколько недель.
На втором этапе оценивается эффективность времени. На основе этих оценок можно увеличивать или уменьшать интервалы времени, сокращая неэффективные затраты. Метод часто применяется руководителями на предприятиях с целью выяснить, на что тратят время сотрудники.
Сделайте это завтра
И все же есть методика, которая рекомендует отложить дело до завтра от немецко-швейцарского кинорежиссера Марка Форстера. Суть заключается в переносе важных задач на завтра. Метод подходит людям, которые чрезмерно загружены. К примеру, сегодня нужно решить 10 мелких задач. А завтра с новыми силами браться за глобальную тему. Если завтра помимо одного глобального вопроса возникнет подобная задача, ее снова следует запланировать на завтра. Смысл: приступать к рассмотрению замысловатых вопросов на свежую голову.
Полезная литература
Предлагаем изучить ряд книг, которые помогут вникнуть в понятие управления временем и позволят добиваться успехов.
Рекомендуемые книги:
- Дэвид Аллен – «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Автор системы Getting Things Done (GTD), в основе – умение выбирать наиболее важные задачи и концентрироваться на них.
- Александр Фридман – «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента». Бизнес-тренер рассказывает о тайм-менеджменте с точки зрения руководителя.
- Патрик Форсайт – «Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей». Автор рассказывает, как разбивать крупные задачи на мелкие и управлять ими по очереди.
- Брайан Трейси – «Тайм-менеджмент». Автор пишет о результативности, продуктивности в делах и как этого добиться.
- Глеб Архангельский –«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор приводит примеры применения тайм менеджмента в российских компаниях, говорит о мотивации, целеполагании.
- Максим Дорофеев – «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо». Бизнес-тренер объясняет, как устроена наша память и рассказывает, как экономно расходовать ресурсы.
Заключение
Объект тайм менеджмента – это деятельность людей, сотрудников в компании, их руководителей. Объектом тайм менеджмента называют деятельность всего общества, от продуктивности которого формируется качество жизни людей.
Тайм менеджмент – интересная тема. Внедрение системы позволит сохранять физическую, эмоциональную, ментальную энергию. Хватаясь за решение проблем сразу, и работая в таком режиме годами, человек опустошается. Корпоративный тайм менеджмент помогает добиваться роста и развития бизнеса. Займитесь улучшением своей жизни, работы прямо сейчас!
