Оптимизация бизнес-процессов

Бизнес – это простая система. Нужно иметь то, что можно продать. Рассказать об этом людям через рекламу, сарафанное радио, разные способы продвижения. Организовать рабочий процесс, продать. Нужно улучшать и отслеживать показатели бизнеса. Разберем пошагово все аспекты, нужные для высоких продаж и ошибки, встречающиеся на пути, а также способы их решения.

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов улучшает работу фирмы. Создает большую прибыль. Когда в бизнесе наступает крах, нужно менять стратегию:

• сократить затраты;
• увеличить прибыль;
• повысить скорость денежных потоков;
• улучшить качество товаров и услуг;
• повысить окупаемость;
• снизить риски;
• повысить уровень сотрудников до продавцов высшего класса;
• лучше подготовить сотрудников к продажам;
• увеличить поток клиентов;
• создать качественную рекламу;
• повысить качество контента, который продает;
• изменить структуру продающих писем, постов, схем продаж, рекламы для улучшения показателей.

Оптимизация бизнес-процессов – это большой комплекс действий. Все действия нужно выполнять тщательно и разумно. Не все подходят для конкретного предприятия. Все нужно тестировать, проверять. Важна оптимизация на постоянной основе. Ее нужно проводить один раз в месяц.

Признаки необходимости оптимизации

Мало продаж – основной признак. Система требует доработки и изменения. Свое дело –живой процесс, за которым не нужно следить тщательно, но важно докручивать, оптимизировать, менять стратегию, чтобы всегда оставаться на плаву и не тонуть.

Бизнес создается быстро, но также быстро увядает. 90% предпринимателей закрывают предприятия онлайн или офлайн в первые месяцы/годы. Потому что не могут понять, в чем пробел и где искать зацепки.

Когда нужно начать оптимизацию:

1. Снижение качества продукции.
2.  Нарушения в координации работы между отделами.
3. Увеличение числа сотрудников без роста показателей.
4. Замедление процесса принятия решений.
5.  Дублирование функций и неясные зоны ответственности.

Оптимизация нужна, когда бизнес не работает или работает плохо. Когда нет прибыли. Но даже пустышку можно продать, если есть кому. Частая причина низкой оптимизации – недостаток клиентов.

Цели и задачи оптимизации

Нет ничего лучше, чем закрыть все дыры. Создать условия для качественной, широкомасштабной оптимизации.

Какие цели преследует оптимизация:

1. Повышение качества товаров или услуг. Чтобы был спрос, предложение должно быть интересным, а также качественным, простым, понятным. Товары и услуги часто не докручивают до нужного состояния. Люди ими пользуются и замечают, что они пустышки.
2. Снижение себестоимости. Если бизнес приносит убытки, стоит подумать над ресурсами. Можно ли закупать сырье дешевле? Какие материалы подойдут на замену? Главное, чтобы это не вредило ценности товара.
3. Перераспределение ресурсов компании. Нужно правильно распределять доходы внутри компании.
4. Улучшение управляемости. Найм профессионалов. Если они не справляются, нужно переучивать.

Автоматизация процессов – это подход к управлению системами, основанный на сокращении человеческого участия. Когда все продумано до мелочей, бизнес процветает. Предприниматель получает прибыль и не работает. Все системы слажены идеально.

Как поставить цели для оптимизации

Важно формулировать конкретные и измеримые цели. Только так оптимизация принесет успех и прибыль. Чем конкретнее цель, тем понятнее решение. Без конкретики система работает нестабильно. Одна из целей оптимизации: сделать предприятие прибыльным на постоянной основе. Чтобы поставить адекватные цели, нужно разобраться в основах стратегии для предприятия. Понять, какие этапы включены в качественную работу любого предприятия. Осознать проблемы. Увидеть конкурентов. Проработать целевую аудиторию. Учесть рекомендации из статьи по оптимизации бизнеса. Все это в корне изменит жизнь. Цели важны во всех сферах. Без них результат кажется размытым, далеким, невозможным. Все нужно конкретизировать, упрощать, улучшать, докручивать.

Методы оптимизации

Описание популярных методов:

1. Инжиниринг. Это когда бизнес-процессы улучшаются. Будь то производственные системы или онлайн связи.
2. Реинжиниринг. Инжиниринг задействует внутреннюю составляющую компании. Реинжиниринг решает внешние проблемы. С его помощью можно улучшить показатели продаж. Он создает условия для продвижения, усиления рекламы. Все это приводит к продажам, если нет, нужно работать с данным методам вплотную.
3. Метод непрерывного совершенствования (CPI). Метод позволяет компании всегда расти. Он подключает огромное количество систем.
4. Тотальное управление качеством (TQM). Метод позволяет улучшить «настроение» бизнеса и вывести его в ТОП по всем показателям: в социальных сетях, на обложках газет и журналов, по телевидению.

Но чтобы качество было на высоте, нужен тотальный контроль и управление всеми процессами. Для этого нанимается команда экспертов.

Шесть сигм (Six Sigma). Система сводится к стандартизации продукции, товаров, услуг, процессов внутри компании. Все нововведения отклоняются. Идет отслеживание статистики. Условно, то, что публике откликается, продается и публикуется. А то, что публика отрицает, убирается и корректируется. Нововведения опасны для стратегии корпорации.

Какие 6 этапов включает в себя система?

• ориентация на клиента;
• управление процессами на основе проверенных фактов и данных;
• ориентированность на процесс;
• работа на опережение;
• объединение в команды и вовлеченность сотрудников;
• постоянное совершенствование и готовность к рискам.

Эти правила нерушимы и сильно стандартизированы, но есть и отдельный вид стандартизации и автоматизации процессов, не нуждающийся в правилах.

Стандартизация и автоматизация процессов. Этот метод предполагает улучшение системы без правил. Используются воронки продаж, схемы трафика, чат-боты, колл-центры, телефонные продажи, телевидение и маркетинг. Должны быть отделы продаж. При стандартизации и автоматизации процессов предприниматель освобождается от ведения бизнеса, становится независимым экспертом. Он делегирует все необходимые задачи и рождается целая система. Она может быть в маленьком, а может быть в крупном предприятии.

Подготовка к оптимизации

Важно смотреть на систему как на живой продукт, который нуждается в индивидуальном подходе и не терпит жестких правил. Все правила помогают улучшить стратегию для продаж, но их нужно тестировать и выделять лучшие, а худшие разбивать на этапы и даже убирать. Бизнес состоит из многих аспектов, всех не учесть, но если понять, что это такое, то можно уловить. Бизнес – это создание проекта, который нужно продавать аудитории. Ее можно привлекать любыми способами. Все остальное – инструменты.

Анализ текущих бизнес-процессов

Проведение SWOT-анализа для выявления сильных и слабых сторон. Помогает понять фирму от А до Я. Расшифровка SWOT:

• S – выявление сильных сторон.
• W – выявление слабых сторон.
• O – возможности для бизнеса: поиск, улучшение, стратегии.
• Т – угрозы, мешающие ведению бизнеса: конкуренты, штрафы, санкции и т.д.

Все вместе позволяет осознать, на каком этапе находится корпорация и что в ней можно улучшить.

Определение ключевых бизнес-процессов и их улучшение

Ключевые процессы для каждого свои. Это может привлечение целевой аудитории и продукт. Может быть команда. Когда определены основные процессы для создания и улучшения бизнеса, рождаются конкретные идеи для улучшения.

Роли и ответственность в процессе оптимизации:

1. Назначение ответственного за внедрение изменений. Делегирование – важный процесс в бизнесе. Нужно тщательно выбирать ответственного. Это освобождает много времени, сил, энергии, психологического здоровья. Чем проще человек относится к своему делу, тем быстрее он процветает. Ответственный за внедрение изменений – это инструмент и не более.
2. Формирование проектной группы. Команда помогает справиться с большим количеством задач оптимизации. У одного человека может падать работоспособность. Команда же решает свои вопросы менее трудоемко. Каждый занят своей сферой улучшения фирмы. Это может приносить огромные плоды и деньги.

Внедрение оптимизации

Пошаговый процесс внедрения:

1. Анализ бизнеса до его создания. Нужно проанализировать целевую аудиторию, собрать информацию о деле и его востребованности.
2. Формирование целей для развития дела. Чем конкретнее план на этапе формирования целей, тем быстрее двигается идея и дело начинает процветать.
3. Корректировка бизнес-процессов. Этот процесс неизменный, его нужно использовать пожизненно самостоятельно и/или с командой. Не все бизнесмены готовы вкладывать время, деньги, энергию в стратегии. Многие быстро угасают.
4. Обучение сотрудников (если они есть) – важный процесс, как и внедрение информационных систем для мониторинга и контроля изменений. Это неважные, как кажется, инструменты, но очень рабочие. Когда человек отслеживает работу фирмы многомерно, он имеет большое преимущество перед конкурентами и похожими нишами.

Оценка результатов

Как оценить эффективность оптимизации:

1. Оценка достижения ключевых показателей эффективности (KPI). Когда показатели соответствуют желаемым, это радует. Оценка нужна для корректировки процессов.
2. Анализ затрат и времени на внедрение изменений. Бизнес – прибыльное дело, когда в него вкладываются. Вложения – это не только покупка необходимого. Это еще и вложение денег в рекламу. Время на тестирование.
3. Оценка влияния изменений на бизнес и сотрудников. Оценка поможет глобально рассмотреть работу сотрудников, систем, корректировок, стратегий, выявить недостатки и их устранить.

Примеры успешной оптимизации

Оптимизация процесса закупок в крупных компаниях

Закупки приносили прибыль, но небольшую, бизнес прогорал. Создатель решил заняться им вплотную, усилил подготовку. Подготовил сотрудников. Они начали исследовать большой поток информации о самых дешевых поставщиках. Общаться с ними. Договариваться. Просить скидки и лояльность при оптовых загрузках.

Так закуп стал занимать мало времени и стал очень дешевым. Прибыль увеличилась в два раза. Предприниматель вовремя пересмотрел свои взгляды. Он провел оптимизацию и выявил главную проблему.

Улучшение взаимодействия между отделами на примере производства одежды

Производство одежды работало отдельно разными отделами. Один отдел занимался производством. Второй отвечал за маркетинг. Третий следил за оптимизацией и улучшением. Все процессы были отдельны друг от друга и часто расходились во мнениях. Из-за отсутствия комплексности в фирме начались проплешины:

• несоответствия;
• непонимание друг друга сотрудниками;
• увольнения;
• плохое качество одежды.

Когда хозяин улучшил взаимодействие, фирма вышла на новый уровень. Теперь одежда продается по всему миру. А создатель долларовый триллиардер.

Ошибки при оптимизации

Типичные ошибки:

1. Оптимизация без четких целей. Нет конкретики: что именно нужно поменять.
2. Глобальная оптимизация, игнорируя детали. Хорошо, когда корпорация устроена красиво, комплексно, дорого, престижно. Но не всегда именно это нужно людям.
3. Игнорирование мнений сотрудников. Сотрудники часто видят проплешины в бизнесе лучше, чем владельцы, но те думают, что они познали истину, а из-за их зашоренности фирма проседает.
4. Применение неподходящих методов и технологий для конкретной компании. Не все методы и технологии нужны для компании. Как и не все способы продвижения, анализа, показатели важны. Если использовать все подряд, можно запутаться и прогореть. А если использовать точечные стратегии, можно выиграть.

Заключение

Бизнес нужно рассматривать комплексно. Он – многогранный механизм. Внутри него много ответвлений. Рекомендуется «лечить» все постепенно. Идеально, когда в корпорации есть большая команда. Часть отвечает за маркетинг, часть за улучшение товаров. Другие распределены по компании равномерно. Кто-то отвечает за звонки. Кто-то за рассылки. Кто-то за закуп и поиск идеальных, дешевых поставщиков. Команда – это риски. Но можно автоматизировать все процессы и минимизировать расходы на команду. Каждый предприниматель найдет свое решение и сделает его по-своему. В своем деле нет шаблонов. Все всегда по-разному.

Рекомендации по успешной оптимизации

Оптимизация – это процесс, требующий постоянной оценки и корректировки. Тестирование – главная стратегия. Если одна не зашла, не стоит расстраиваться и бросать все начатое. Нужно пробовать раз за разом. Одна, вторая, третья, четвертая стратегия не зашла, отлично зайдет пятая и окупит все вложения в первые.

Быстрые результаты можно получить молниеносным маркетингом. Например, продавать товары или услуги в день открытия компании через рекламу. Использовать таргетинг и другие способы продвижения. Автоматизировать процессы и усиливать стратегию. Улучшение бизнес-процессов – творческий, аналитический, глубокий процесс. Все нужно тестировать. От одной рекламы можно не получить заявки. Можно уйти в минус от вложений в таргетинг. Можно нанять команду, которая не справляется. Но если оптимизировать все бизнес-процессы, можно избежать рисков. Один из главных советов – не бояться провалов.

Свое дело – живой организм, который нужно проверять и редактировать. Можно учесть психологию людей, но этого недостаточно. Люди тоже живые и на все реагируют по-разному. Стоит постоянно корректировать стратегию, дополнять идеями. Если у владельца нет на это сил, а корпорация нужна для престижа и статуса, важно нанимать команду специалистов и все делегировать. Обращать внимание на тренды, моду, стиль, мнение людей и экспертов.

Технологии, мода, современные пристрастия меняются быстро. Чтобы создать успешную компанию, нужно из толпы выделяться. Иногда приходится доставать старые способы продвижения. В 2017 году в тренде могла быть реклама в газетах. В 2025 году этот тренд избегают. Считается, что в век технологий газеты не читают. Но они есть почти у каждого дома. Люди их используют в разных целях. Есть те, кто читает. Если раньше обложка с ярким заголовком в газете была посредственной, сейчас она может быть топовой и эксклюзивной. Мода меняется. Мода возвращается. Улучшение бизнес-процессов процессов – это еще и отслеживание трендов. Но не все заглядывают глубоко. Стоит смотреть на бизнес разнообразно и не забывать о конкретных целях.