Как применять приемы тайм-менеджмента в работе?

Тайм-менеджмент (ТМ) — это процесс управления временем с целью эффективного выполнения задач и достижения поставленных целей. В условиях быстрого темпа жизни, постоянного роста требований к профессиональной деятельности навыки ТМ становятся особенно важными. Есть много приёмов тайм-менеджмента, помогающих наладить работу и начать успевать выполнять все запланированные дела. Эта статья о том, как научиться управлять рабочим временем, применяя эти методы.

Почему мы ничего не успеваем

Отсутствие планирования

1. Отсутствие перечня дел — главная причина, по которой люди забывают о важных делах или тратят время на решение второстепенных.
2. Отсутствие приоритетов. Когда все задачи кажутся одинаково важными, сложно решить, с чего начать. Это приводит к прокрастинации, чувству перегруженности.
3. Неправильная оценка времени. Каждая задача требует определённого времени для её решения. Неправильно рассчитанные интервалы приводят к срыву сроков, ощущению перегруженности, стрессу.

Неэффективная трата времени

1. Прокрастинация. Откладывание дел на потом — главный враг продуктивности.
2. Многозадачность. Попытка делать несколько дел одновременно снижает концентрацию, а также качество работы.
3. Отвлечения. Социальные сети, уведомления, телефонные звонки, другие факторы отвлекают от работы и крадут время.
4. Неэффективные совещания. Бесполезные или плохо организованные встречи убивают время.

Неправильное отношение к задачам

1. Перфекционизм. Стремление сделать всё идеально приводит к затягиванию сроков, трате времени на незначительные детали.
2. Неумение говорить «нет». Согласие на все просьбы и задачи приводит к перегрузке, невозможности выполнить собственные дела.

Недостаток самодисциплины

1. Несоблюдение графика. Даже самый продуманный план бесполезен, если его не придерживаться.
2. Отсутствие перерывов. Работа без перерывов приводит к усталости, снижению продуктивности.
3. Неумение отдыхать. Недостаток отдыха и сна снижает энергетический потенциал, ухудшает концентрацию.

Плохо организованное рабочее место

1. Беспорядок: захламлённое рабочее место приводит к трате времени на поиск нужных вещей, что отвлекает и мешает сосредоточиться.
2. Неудобное расположение и плохие рабочие условия: малое рабочее пространство, недостаток света, плохо проветриваемое помещение, постоянный шум от работающей техники — всё это сильно снижает работоспособность, усиливает стресс.

Тайм-менеджмент и его значение в планировании работы

Тайм-менеджмент играет ключевую роль в планировании работы, обеспечивая баланс между работой и отдыхом, что в итоге ведёт к повышению продуктивности, а также качества жизни в целом. Для успешного достижения целей, а также управления рабочими процессами необходимо развивать навыки тайм-менеджмента, применять их на практике. Овладение искусством ТМ поможет:

1. Повысить продуктивность за счёт:
   • оптимизации использования времени путём определения приоритетных задач и распределения времени так, чтобы максимально эффективно использовать доступные ресурсы;
   • устранения отвлекающих факторов, что поможет сосредоточиться на выполнении главных задач.

2. Правильно формулировать цели, используя принцип SMART:
   • S (Specific) — конкретные;
   • M (Measurable) — измеримые;
   • A (Achievable) — достижимые;
   • R (Relevant) — актуальные;
   • T (Time-bound) — ограниченные по времени.

Приём способствует чёткому формулированию целей, что делает планирование более структурированным.

3. Улучшить качество работы за счёт:
   • планирования: хороший план позволяет сосредоточиться на качестве выполнения, а не на количестве выполненных дел;
   • снижения стресса: чёткое расписание помогает избегать спешки, перегрузки, что положительно влияет на качество работы.

4. Эффективнее распределять ресурсы:
   • балансируя рабочую нагрузку, избегая переутомления, выгорания;
   • распределяя задачи по приоритетности, что упрощает понимание того, какие из них требуют немедленного внимания, а какие могут быть отложены на более поздний срок.

5. Развить навыки, повысить качество личной жизни:
   • научившись планировать своё время, вы развиваете дисциплину и самоконтроль, что позитивно отразится на других аспектах жизни;
   • понимание приоритетов в профессиональной сфере поможет правильно применять их и в личной жизни.

Базовые принципы планирования рабочего времени

Приоритизация

Отражает иерархию дел по убыванию их важности. Создать её можно, применив матрицу Эйзенхауэра.

Планирование

Планирование позволяет чётко обозначить цели на определённый временной период. Оно должно охватывать каждый день, неделю, месяц, т. е. иметь перечень приоритетных дел на каждый интервал времени, цель, ожидаемый результат.

Если речь идёт о проекте, то планирование начинают с разбивки на этапы, установления целей, а также сроков исполнения для каждого. Затем для каждого этапа надо разработать перечень действий, которые можно отслеживать, чтобы контролировать прогресс.

Структурирование

Структурирование рабочего времени — это ещё один приём тайм-менеджмента, помогающий специалисту распланировать день так, чтобы максимально эффективно использовать время:

1. День по блокам — это разделение рабочего дня на временные блоки, каждый из которых посвящён определённой задаче или их группе.
2. Слоты под отдых — это короткие перерывы (например, каждые 60–90 минут) для восстановления сил. Для обеда планируют более длительную паузу, также в течение дня можно запланировать одну длинную паузу для отдыха.
3. Фокусировка на задачах, например, по методу «Pomodoro», для повышения концентрации.

Делегирование, работа с рутиной

Делегирование — это одно из правил эффективного планирования рабочего времени. Оно позволяет высвободить время для более важных задач, а правильно организованная работа с рутиной помогает оптимизировать расход ресурсов:

1. Делегирование:
   • определите дела, которые могут быть выполнены другими участниками команды, и передайте их;
   • составьте чёткие инструкции, а также ожидаемые результаты.
2. Работа с рутиной:
   • автоматизируйте рутинные дела, внедряя технологические инновации;
   • создайте шаблоны для повторяющихся документов и отчётов;
   • группируйте похожие задачи, чтобы ускорить переключение между ними.

Популярные технологии планирования рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра

Другое название «матрица приоритетов» — это инструмент тайм-менеджмента, помогающий людям эффективно расставлять приоритеты в задачах, основываясь на их важности и срочности.

Матрица – это четыре квадранта, в которые внесены дела в соответствии с их приоритетностью:

Квадрант I. Сюда помещают срочные, важные задачи, требующие немедленного решения. Примеры:

• завершение проекта, срок которого заканчивается завтра;
• участие в важной встрече с клиентом, которая назначена на сегодня;
• устранение критической ошибки в продукте.

Квадрант II. Здесь размещают важные, но не срочные дела. Обычно это те, которые важны для долгосрочного успеха, требуют планирования, но решать их немедленно не надо. Примеры:

• долгосрочное планирование, например, разработка бизнес-стратегии;
• обучение и развитие профессиональных навыков (например, участие в курсах, семинарах);
• построение и укрепление отношений с клиентами или коллегами.

Квадрант III. В третьем квадранте размещают срочные, но не важные задачи. Они требуют быстрого выполнения, но не имеют значительного влияния на долгосрочные цели. Чаще всего их можно делегировать другим. Примеры:

• ответы на срочные e-mails или телефонные звонки;
• проведение регулярных встреч, не имеющих важного содержания;
• выполнение рутинных отчётов, не оказывающих значительного воздействия на проект.

Квадрант IV: Здесь собраны не срочные и не важные задачи, например, просмотр соцсетей, развлекательного видео, участие в ранее запланированных дружеских посиделках. Эти дела не имеют никакой ценности, при этом могут сильно отвлекать от основной работы. По возможности им стоит уделять как можно меньше внимания или вообще исключить из списка.

«АБВГД»

Это метод аналитического планирования и организации задач, предназначенный для систематизации рабочих процессов и повышения их эффективности. Название происходит от первых букв основных этапов, на которые он делится:

А — Анализ. На этом этапе необходимо провести анализ текущей ситуации. Определите свои цели и задачи, а также выявите проблемы, требующие решения.

Б — Будущее. Здесь формируются критерии успеха, т. е. определяется, какими должны быть результаты и цели после завершения проекта или задачи.

В — Выбор. Этап анализа разных вариантов действий для достижения поставленных целей. Надо проанализировать плюсы и минусы каждого и установить, какие решения будет наиболее целесообразным принять.

Г — График. На данном этапе составляют детальный график реализации выбранного плана, внося действия и устанавливая сроки.

Д — Действие. Последний этап — реализация плана. Можно приступать к выполнению запланированных действий, следя за тем, чтобы придерживаться графика.

Pomodoro

Это популярная техника тайм-менеджмента, разработанная итальянским студентом Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Суть заключается в разбивании периода работы над проектом на 4 интервала по 25 минут, в течение которых человек работает. Между интервалами предусмотрены паузы для отдыха по 5 минут. Каждый интервал называется «помидором» из-за внешнего вида популярного кухонного таймера, который использовал Франческо. После полного цикла в 4 интервала нужно устроить более длительную паузу в 20–30 минут.

«9 дел в день»

Это приём, помогающий эффективно организовать задачи, расставить приоритеты. Основная идея — выполнение не более 9 задач в день, из которых:

• 1 – крупная, приближающая к достижению глобальной цели;
• 3 – средние, например, подготовка ко встрече с клиентами, составление отчётов;
• 5 – мелких, обычно это домашние дела.

Не подойдёт для тех, у кого планы часто меняются, эффективен для достижения личных целей.

Канбан

Это метод организации командной работы, позволяющий распределять нагрузку между людьми так, чтобы задания были выполнены точно в срок.

Для его реализации составляют таблицу из трёх столбцов под названиями:

• «Нужно сделать»;
• «В работе»;
• «Сделано».

Если проект крупный и в нём есть промежуточные этапы, то столбиков можно сделать больше, названия тоже можно менять.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. По мере выполнения их надо переносить во второй, а затем в третий. Такое «перетаскивание» упрощает отслеживание прогресса отдельного человека, а также всей команды.

Kick-off Meeting

Это первая официальная встреча команды проекта, цель которой — запуск проекта, уточнение его целей, задач, ролей, ожиданий. Правильно проведённая kick-off встреча — важный этап, который закладывает основу для успешного выполнения проекта.

Цели

1. Установить общие цели и задачи.
2. Определить роли и ответственность каждого члена команды.
3. Обсудить проектные параметры: сроки, бюджет, ресурсы, основные вехи.
4. Установить внутреннюю и внешнюю коммуникацию.
5. Выявить риски и потребности.

Подготовка к встрече

Эффективность встречи во многом зависит от качества подготовительной работы, поэтому:

1. Подготовьте список вопросов, тем, которые нужно обсудить, чтобы обеспечить структуру встречи.
2. Убедитесь, что все ключевые члены команды, а также заинтересованные стороны участвуют во встрече.
3. Подготовьте необходимые документы, которые могут помочь участникам понять проект: проектные, технические задания, графики, диаграммы.
4. Подготовьте место для встречи, убедитесь, что все технические средства работают.

Личные лайфхаки и приложения

Помимо разных общепринятых методик, каждый человек может создавать свои, помогающие организовать работу и отдых в течение дня, всё успевать и не перетруждаться:

1. Если вы тяжело включаетесь в работу с утра, лучше готовиться к ней с вечера:
   • продумать перечень дел, составить список;
   • определить приоритеты;
   • установить дедлайны.
2. Старайтесь все важные дела делать в первой половине дня, когда у каждого человека энергетический потенциал выше.
3. Чтобы снизить влияние отвлекающих моментов, запланируйте телефонные звонки, просмотр соцсетей, общение с друзьями, например, по 10–15 минут утром и вечером, а в остальное время отключите связь.
4. Планируйте фонд рабочего времени, используя приложения:
   • Todoist — это помощник в организации дел, который может составлять списки, устанавливать приоритеты, группировать дела по категориям, добавлять файлы, устанавливать дедлайны. Приложение позволяет настроить работу по принципу матрицы Эйзенхауэра;
   • Trello, Kaiten и Jira — инструменты для работы по методу «Канбан». Это доски с карточками, отражающими этапы выполнения проекта от его старта до завершения. Системы эффективны как для индивидуального, так и для коллективного использования;
   • Forest — это приложение, помогающее пользователю меньше отвлекаться на смартфон. Пока его не берут в руки, на экране растёт дерево. Успешность работы измеряется его высотой. Как только пользователь выходит из этого приложения или переходит к другим, дерево начинает увядать;
   • Focus To-Do — эффективное приложение для повышения продуктивности, объединяющее таймер «Помидора» и таск-менеджер.

Чек-лист: как организовать день

Этот чек-лист составлен на основе общих вопросов планирования и организации рабочего времени. Его можно взять за основу и откорректировать под индивидуальные требования. Итак:

1. Подготовьтесь к рабочему дню, проверив рабочее место, а также наличие необходимых материалов.
2. Составьте план работы:
   • напишите список дел на день;
   • оцените их важность, срочность (например, используя матрицу Эйзенхауэра);
   • выделите 3–5 приоритетов для выполнения в первую очередь.
3. Установите дедлайны, а также выделите время для обеда и небольших перерывов (например, 5 минут после каждого «помодоро» или 30-минутный обед).
4. Сосредоточенность на задачах:
   • используйте метод «Помодоро» (25 минут работы, 5 минут отдыха);
   • избегайте отвлекающих факторов (выключите уведомления на телефоне, закройте ненужные вкладки браузера);
   • запланируйте время для проверки электронной почты, сообщений.
5. Выполнение задач:
   • начните с самой важной;
   • следуйте установленному расписанию;
   • завершите каждую задачу, прежде чем переходить к следующей.
6. Оцените дневную эффективность:
   • завершив задачу, отметьте её в списке;
   • в конце дня оцените общую продуктивность;
   • определите, что получилось хорошо, а что можно улучшить в следующий день.
7. Подготовьтесь к следующему дню:
   • составьте предварительный список дел;
   • определите приоритеты, метрики успеха;
   • хорошо отдохните (прогуляйтесь, займитесь спортом, хобби).

Заключение

Не существует универсального приёма тайм-менеджмента для организации работы. Но, изучив особенности наиболее популярных, можно подобрать те, которые подходят именно вам, или составить микс. Кроме этого, вы можете придумать свои способы организации рабочего дня, используя опыт других, а также приложения. Важно начать применять методы уже сегодня. Протестировав несколько приёмов, вы уже через несколько дней поймёте, что вам подходит, и заметите, насколько эффективнее стала ваша работа.