Ретроспектива спринта представляет собой ключевой этап процесса Scrum, на котором команда собирается, чтобы его проанализировать и выделить возможности для улучшения в своей работе. С множеством доступных подходов к проведению ретроспектив, молодым менеджерам проектов может быть сложно сделать выбор. В этой статье мы предлагаем пошаговое руководство для эффективной ретро-сессии и делимся полезными инструментами для ее реализации.
Что такое ретроспектива в команде
Ретроспектива – это встреча, проводимая по завершении определенного периода, проекта или его этапа. Во время нее участники обсуждают, как проходил процесс работы, выявляют ошибки, анализируют плюсы и минусы, а также ищут пути улучшения. Основная цель – оценка работы и совершенствование бизнес-процессов.
Представим, что команда, состоящая из дизайнеров, разработчиков, копирайтеров и маркетологов, закончила работу над запуском образовательного курса. Проект был завершен в срок, и продажи начались. Однако, во время ретроспективы выяснилось, что участники столкнулись с определенными трудностями, такими как сложности в отслеживании стадии продукта и частые изменения вводных данных.
Для повышения эффективности работы в следующих проектах было решено создать отдельную доску в Kaiten, на которой каждый отдел сможет отмечать свои действия: что уже выполнено и над чем ведется работа в данный момент. Если необходимо обсудить изменения, команда решила приглашать всех заинтересованных на встречи, а также фиксировать итоги обсуждений на доске.
Ретроспективу может вести фасилитатор – специалист, который обладает навыками создания комфортной атмосферы для общения и знает различные техники, подходы. В качестве организатора такого собрания также может выступить руководитель команды, менеджер проекта или отдела. Однако важно, чтобы эти лица имели базовые навыки фасилитации.
Зачем нужна ретроспектива
Ее проводят для того, чтобы:
- Подвести итоги работы над проектом – выяснить, что удалось, а что нет.
- Услышать мнения различных участников.
- Разрешить недоразумения и конфликты внутри группы.
- Сблизить фрагментированные команды.
- Разработать идеи для улучшения взаимодействия внутри коллектива.
Ретро в методологии Agile
В Agile и Scrum рабочий процесс разбивается на спринты – краткосрочные фазы, в ходе которых команда выполняет определенные задачи. Их длительность может изменяться, но не превышает 4-х недель. Каждый промежуток времени завершается конкретным результатом – промежуточной версией продукта или готовым к запуску решением.
Каждая фаза завершается ретроспективой, на которой команда обсуждает итоги работы. В итоге появляются согласованные действия или план на будущее, который команда сможет реализовать в следующем спринте. Процесс обычно фасилитируется scrum-мастерами.
Инструкция по проведению ретроспективы
Процесс состоит из пяти основных этапов. На каждом из них применяются методы, способствующие достижению оптимальных результатов. Все решения, которые мы опишем ниже, подходят как для личных встреч, так и для онлайн-форматов.
Подготовка
Прежде всего, уточните, над чем именно вы хотите поработать. Например, проанализировать прошедший спринт, выявить проблемы или наметить планы по улучшению работы.
Для вовлечения команды в процесс можно использовать различные упражнения. Например, метод «ИПОЗ». Участникам предлагается выбрать одну из четырех ролей, чтобы выразить свое отношение к ретроспективе:
- «исследователь» – я здесь для изучения процесса и поиска интересных моментов;
- «покупатель» – моя задача – выбрать одну проблему и найти её решение;
- «отдыхающий» – я хочу немного отвлечься от работы и провести время в приятной атмосфере;
- «заключенный» – мне неинтересно здесь, но я вынужден оставаться.
Каждый участник анонимно делает свой выбор и фиксирует его на стикерах. Затем организатор подводит итоги для категорий:
- «Исследователи», «Покупатели» – «Вы точно знаете, чего хотите от этой ретроспективы. Уверен, вы достигните своей цели».
- «Отдыхающие» – «Отдых может быть хорошей целью. Если вам удастся быть полезными команде – это будет замечательно».
- «Заключенные» – «Возможно, вам было бы лучше находиться в другом месте, где вы могли бы принести больше пользы. В состоянии заключённого сложно генерировать креативные идеи. У меня есть два предложения: первое – покинуть встречу и не мучить себя; второе – постараться найти цель для участия».
Сбор данных
После того как команда настроилась на продуктивную работу, можно переходить к следующему этапу. Теперь участникам необходимо углубиться в специфику проекта и вспомнить, как все развивалось. В этот момент они анализируют сильные и слабые стороны, а также допускаемые ошибки. Подготовьте статистику: сколько задач было решено, какое количество клиентов привлечено, какой доход был получен.
Можно использовать аналогию, представляя команду и проект в виде корабля, который движется по морю к острову. Перед встречей подготовьте изображение корабля. У него должны быть паруса – символ движущих сил проекта, и якоря, которые олицетворяют препятствия. Можно также изобразить рифы или мины как индикаторы рисков. На встрече попросите участников заполнить данную схему: на стикерах рядом с парусами они будут указывать позитивные моменты, а на якорях – выявленные трудности и ошибки. Итогом станет общая картина проекта с его положительными и отрицательными сторонами.
Если работа с метафорой не кажется удачным решением, можно воспользоваться упрощенной техникой «Хронологическая линия» (Таймлайн). У каждого будут стикеры разных цветов: на красных фиксируются негативные события, на зеленых – позитивные, на белых – ключевые, но нейтральные моменты. Участники располагают стикеры на доске в порядке времени: от самых ранних до самых последних событий. Затем проводим анализ хронологической линии: что из положительных моментов можно использовать в будущем, а что следует пересмотреть и изменить.
Генерация идей
Используйте собранные данные, чтобы сосредоточиться на нескольких конкретных проблемах или вопросах. Попросите участников разработать идеи для их решения, а также подумать о том, как можно применять положительный опыт, полученный в ходе проекта, в будущем.
Для этого процесса можно прибегнуть к методу «Мировое кафе»:
- Соберите участников и разделите их на небольшие группы, исходя из количества вопросов или сложностей, которые нужно разрешить.
- Назначьте «Хозяев столов» – их число должно совпадать с количеством групп. Они будут руководить обсуждением, записывать выдвигаемые идеи.
- Каждая группа обсуждает свой вопрос в течение 7-15 минут, формируя новые предложения.
- После окончания времени команды перемещаются к другим столам, при этом «хозяева» остаются на своих местах. Этот процесс повторяется, пока все не обсудят вопросы.
- В завершение встречи участники возвращаются к своим первоначальным столам, делятся собранными предложениями, выбирают наиболее перспективные идеи.
- Каждая группа представляет остальным наиболее интересные и эффективные идеи, которые они смогли собрать по своему вопросу.
Выработка плана действий
Идеи сформированы, теперь необходимо выбрать наиболее перспективные и разработать стратегию их реализации. Это шаг крайне важен, так как без него существует вероятность, что идеи останутся лишь на бумаге. Необходимо сразу назначить ответственных за задачи и установить четкие сроки выполнения. Рекомендуется не пытаться реализовать сразу множество идей, лучше сосредоточиться на двух-трех.
Для определения идей можно использовать различные методы голосования и отборов. Один из вариантов – метод «Фильтры Манна». Здесь используются четыре критерия оценки:
- Стоимость: 0 – высокая, 1 – низкая.
- Сложность реализации: 0 – сложная, 1 – простая.
- Скорость реализации: 0 – длительная, 1 – быстрая.
- Эффективность: 0 – низкая, 1 – высокая.
Каждая идея рассматривается по указанным критериям, а затем участники голосуют. Если большинство считает, что она сложна для реализации, ей присваивается 0 баллов, и так по всем показателям. После голосования подводятся итоги, и идеи с наибольшим количеством баллов переходят к стадии реализации. В зависимости от потребностей группы можно выбрать иные критерии.
Завершение
На завершающем этапе необходимо подвести итоги сессии. Обсудите, какие идеи были выбраны, кто будет ответственным за их внедрение и в какие сроки это будет сделано. Не забудьте поблагодарить всех за активное участие и собрать фидбек о прошедшей сессии.
Используйте упражнение «Помощь, помеха, гипотеза» для получения обратной связи. Организатор создаёт шаблон для встречи, разделённый на три категории: «Что способствовало работе», «Что препятствовало», «Что могло бы помочь». Участники пишут свои комментарии на стикерах и размещают их в соответствующих областях. Затем каждый член группы озвучивает свои ключевые идеи. Если команда численно большая, достаточно, чтобы высказались 3-6 человек.
Подготовка к ретро-сессии
Необходимо заранее подготовиться к сессии, до начала встречи, чтобы избежать отвлечений в процессе. Вам понадобятся инструмент для видеосвязи, помещение для собрания и сервис для визуализации.
Видеозвонок с функцией демонстрации экрана
Для проведения онлайн-ретроспективы отлично подойдёт сервис Толк. Он позволяет организатору демонстрировать экран участникам, управлять компьютером собеседника. Вы можете показывать доску в Miro, давая участникам возможность одновременно прикреплять стикеры на неё.
Место для собрания
Если некоторые коллеги работают в офисе, нужно организовать место для удаленной сессии с ними. Выбирайте переговорную или комнату, где нет отвлекающих факторов. Обязательно проверьте работоспособность оборудования и протестируйте интернет-соединение до начала сессии, чтобы избежать сбоев.
Онлайн-доска
Эсборд – онлайн-платформа для создания схем и визуализации идей. С помощью нашего инструмента группы могут организовывать мозговые штурмы, разрабатывать проекты, создавать диаграммы и делать пометки. Эта доска отлично подходит для проведения ретроспективы спринта. Ее оценят креативные коллективы, маркетологи, разработчики и дизайнеры. Также решение может быть полезным в процессе обучения.
Мы предлагаем 2 формата под задачи бизнеса:
- Облачный. Есть возможность авторизации через SSO, интеграции AD. Также он подходит под требования безопасности и доступен из любой точки мира.
- Коробочный. Он включает полную безопасность данных, а также все функции облачной версии. Ежемесячно версия доски обновляется.
