Определите, кто ваши стейкхолдеры и составьте для них правильный план коммуникации с учетом их влияния на проект и интересов. Будьте уверены в соблюдении сроков и ожиданий, используя карту взаимодействия со стейкхолдерами.

Управление ожиданиями стейхолдеров

Карта взаимодействия со стейкхолдерами

О карте взаимодействия со стейкхолдерами

При планировании и выполнении проекта важно управлять заинтересованными лицами (стейкхоледрами) . Ими могут быть все, кто может повлиять на проект. На определенном этапе проекта вы можете ожидать, что у вашей организации будут внешние и внутренние заинтересованные стороны. К внешним стейкхолдерам относятся клиенты, влиятельные лица отрасли, профильные эксперты и лидеры мнений; к внутренним стейкхолдерам относятся команды и члены команд, руководители и отделы. Управление стейкхолдерами и их ожиданиями, общение с ними является неотъемлемой частью своевременного завершения проекта, поэтому здесь мы расскажем, как можно составить карту взаимодействия со стейкхолдерами.

Как провести анализ стейкхолдеров?

Запланируйте коммуникацию со стейкхолдерами на ранней стадии проекта.В большинстве случаев стейкхолдеры будут предоставлять важные сведения и ресурсы на протяжении всего проекта. Поэтому важно заручиться их поддержкой как можно раньше, чтобы убедиться, что они понимают свою роль и у них не предвидится обстоятельств, которые могут негативно повлиять на сроки.

Когда карту взаимодействия со стейкхолдерами?

Даже если вам не удалось составить план взаимодействия со стейкхолдерами, никогда не поздно начать. Коммуникация со стейкхолдерами имеет решающее значение для обеспечения успеха проекта.

Создайте свой собственный план взаимодействия со стейходлдерами и визуализируйте его в виде карты вместе с sBoard.

1. Определите всех стейкхолдеров

Подумайте о стейкхолдерах, которые должны быть вовлечены в этот проект. Большинство карт стейкхолдеров, представлены в виде матрицы 2 на 2. Матрица анализа стейкхолдеров делит их на тех, кто оказывает высокое влияние на проект и больше всех заинтересесован, кто оказывает высокое влияние на проект и мало заинтересован, кто оказывает малое влияние, но очень заинтересован, кто не сильно заинтересован и оказывает малое влияние на проект.
Такой формат показывает, каким заинтересованным сторонам отдать предпочтение и с кем выстраивать коммуникацию в первую очередь. Запишите полный список стейкхолеров и помните, что стейкхолдерами могут быть как организации и команды, так и отдельные людей, группы людей.

2. Сгруппируйте стейкхолдеров по категориям

Для начала необходимо составить список всех заинтересованных в проекте лиц, групп и организаций. Далее вы определяете приоритеты стейкхолдеров на основе их влияния на проект и пытаетесь понять, как лучше всего взаимодействовать с ними в ходе проекта Планирование коммуникации со стейкхолдерами помогает вам снизить риски и оправдать ожидания.

Чтобы еще больше сузить список, начните с организаций и команд и определите отдельных заинтересованных лиц в этих группах. Это поможет вам более эффективно общаться с этими группами. Затем сгруппируйте стейкхолдеров по интересам, например, тех, кто обеспокоен финансовыми последствиями проекта, или тех, кто необходим для окончательного рассмотрения.

Теперь вы можете приступить к составлению карты интересов и влияния стейкхолдеров на самой матрице стейкхолдеров. Подумайте о тех, кто скорее всего, охотно поддержит ваш проект, и о тех, кто может намеренно или ненамеренно выступать в роли блокировщиков. Затем нанесите каждого стейкхолдера на матрицу. Определите, как с ними нужно коммуницировать: следует ли их удовлетворять активными отчетами по проекту, будут ли они активно участвовать в повседневной работе, если их роль заключается только в наблюдении за ходом работ, или им просто необходимо быть информированными о проекте. Многие команды считают полезным нарисовать линии, соединяющие заинтересованные стороны с взаимозависимостью. В целом, помните, что ваши приоритеты могут меняться по мере развития проекта, и вы всегда сможете вернуться к анализу позже.

3. Определите приоритеты стейкхолдеров

После того, как матрица будет готова, немедленно используйте ее, обсудив с командой. Пройдитесь по каждому стейкхолдеру из списка и задайте следующие вопросы: Какие ресурсы вам нужны от данного человека/группы лиц? Как часто и каким способом вы должны с ними общаться? Что побуждает его/их участвовать в проекте?

4. Проанализируйте список стейкхолдеров

Цель составления карты взаимодействия - помочь вам лучше согласовать и наладить коммуникацию со стейкхолдерами. Это важно для того, чтобы обеспечить соблюдение сроков проекта и управления ожиданиями стейкхолдеров в соответствии с их уровнем участия, влияния и заинтересованности.

Какова цель анализа стейкхолдеров?

Чтобы построить карту взаимодействия со стейкхолдерами, необходимо выполнить следующие четыре шага:
1) Определить стейкхолдеров,
2) Сгруппировать стейхолдеров по категориям,
3) Расставить приоритеты и расположить заинтересованные стороны на карте стейкхолдеров в соответствии с влиянием и интересами,
4) Проанализировать список вместе с командой для определения плана действий.
После выполнения этих четырех этапов вы и ваша команда должны иметь хорошее представление обо всех стейкхолдерах. Также должно быть ясно, как лучше всего общаться с каждым стейкхолдером, как управлять ожиданиями и смягчать любые задержки, когда может существовать зависимость от стейкхолдера.

Каковы 4 шага в процессе построения карты взаимодействия со стейкхолдерами?

Часто задаваемые вопросы карте взаимодействия со стейкхолдерами