Использование Big Data в HR: возможности, преимущества и вызовы

Последнее десятилетие характеризуется сверхбыстрой сменой привычных моделей. Цифровизация задает свои тренды, вынуждая компания разрабатывать и внедрять новые подходы на ходу, с учетом повышения геополитической напряженности и распространения удаленного формата работы. Операционная или сервисная роль HR – вчерашний день, фокус внимания постепенно смещается на его стратегическую роль. На таком фоне Big Data в HR становятся одним из важнейших инструментов для повышения эффективности.

Что такое большие данные в HR

Big Data (Большие данные) в общем понимании – это крупные объемы информации, которые сложно анализировать и перерабатывать вручную. У них есть ряд особенностей, которые отличают их от Small data:

1. Для анализа нужны более серьезные инструменты, чем Excel.
2. Анализируется весь массив данных, а не выборка.
3. Для перебора комбинаций используются машинные алгоритмы.

Также для определения больших данных используют признак трех V: velocity – скорость, volume – объем, variety – многообразие.

В контексте HR big data – это разнообразные сведения:

• Демография.
• KPI (ключевые показатели эффективности).
• Способности и качества кандидатов и сотрудников.
• Поведение.
• Удовлетворенность.

Как правило, о Big Data в управлении персоналом целесообразно говорить в компаниях с числом сотрудников больше 1000 человек.  Big Data могут быть структурированными (таблицы, списки) и неструктурированными (текстовые документы, сообщения в социальных сетях, видео). Эффективная работа с ними помогает принимать сильные управленческие решения.

Анализ Big Data помогает:

• Выявить закономерности.
• Составить прогнозы.
• Поставить долгосрочные цели.
• Сформировать план действий.

С помощью анализ можно решать конкретные локальные задачи – например, составить прогноз увольнений, либо глобальные – о заработной плате, компенсациях, внедрении автоматизации, формировании новой системы поиска и отбора.

Ключевые области применения

В современном управлении персоналом big data находят применение на всех этапах работы:

1. Поиск и отбор сотрудников: анализ резюме, каналов найма, качеств потенциальных сотрудников и прогнозирование их поведение, анализ рынка труда.
2. Кадровое планирование на долгую перспективу. Составляются сценарии для методики сценарного моделирования, определяется потребность в кадрах и ее динамика, анализируются показатели, оценивающие состав, структуру и возможности персонала (показатели диверсификации, инклюзии).
3. Повышение мотивации, снижение текучести кадров. Анализируются индекс удовлетворенности (ESI), лояльности (eNPS), вовлеченности, текучести, удовлетворенность условиями труда (освещение, температура, шум, взаимоотношениями в коллективе), управлением, уровнем заработной платы. Собираются данные об обратной связи, составляются персональные треки развития.
4. Управление эффективностью. Создаются панели мониторинга ключевых показателей эффективности, выявляются пробелы, анализируется производительность.
5. Обучение, повышение квалификации. Выявляются потребности в обучении, анализируется эффективность уже имеющихся программ, моделируются новые системы.

Для сбора big data используются ИИ, веб-скрепинг, внешние и внутренние ресурсы. Примеры внутренних: архивы, базы данных, системы планирования ресурсов предприятия ERP. Примеры внешних: сайты, СМИ, социальные сети.

Преимущества использования больших данных в HR

Выгоды от анализа big data охватывают все аспекты управления персоналом:

• Эффективный найм. Правильно нанятый сотрудник – это огромное множество положительных последствий: снижение текучести кадров, снижение затрат на поиск новых сотрудников, исключение простоев, грамотные увольнения без ущерба для процесса.
• Более точные и взвешенные решения. Доступ к обширной информации снижает степень случайности и субъективности принятых решений, они лучше учитывают реальную ситуацию.
• Улучшение показателей вовлеченности и удовлетворенности. Автоматизация рутинных процессов освобождает время для более творческих задач, работа с выявленными проблемами в коммуникации помогает найти инструменты для улучшения взаимодействия между отделами, а более точная обратная связь повышает лояльность и доверие руководству.
• Снижение затрат на управление и персонал. Комплексное влияние Big Data на эффективность работы персонала оказывает долгосрочный минимизирующий эффект на затраты. Улучшается количественный и качественный состав нанятых работников. Для выполнения тех же задач требуется меньше человеко-часов.

Объем российского рынка больших данных и ИИ за 2024 год составил 320 млрд. руб. Эксперты прогнозируют ежегодный рост на 20-30% ежегодно.

Реальные кейсы

В 2023 году 98,8% крупнейших компаний уже инвестировали в искусственные интеллект и Big Data. Несколько примеров:

1. Проект Work Force Manager компании МТС. Были закуплены серверы, внедрено специализированное программное обеспечение, целью которого являлся сбор разнообразной информации о работе контакт-центров и внедрение новых методов работы. Затем было организовано обучение администраторов, менеджеров, операторов в системе WFM. Результат: эффективное составление графиков работы, повышение уровня обслуживания, сокращение числа потерянных вызовов в 2 раза. Фонд заработной платы работников сократился на $30 тыс.
2. IBM организует непрерывный сбор данных о работе каждого сотрудника: пройденные курсы, результаты, оценки, выполненные задачи. Программное обеспечение на базе машинного обучение составляет программу приоритетного развития, на основе чего HR-специалист формирует индивидуальную программу повышения квалификации.
3. Amazon активно использует большие данные для создания целевых специализированных программ по отбору персонала и оценки привлекательности компании. Например, компания ежегодно нанимает более 100 тысяч сезонных работников, из которых в дальнейшем отбираются сотрудники, которым следует предложить работу на полный день, а сами сотрудники имеют шанс попробовать себя в этой работе и оценить свое желание работать в Amazon на постоянной основе. Прием позволяет «убить двух зайцев» – закрывает потребности компании в сезонных работах и служит источником новых талантов и богатейших сведений о потенциальных кандидатах. А регулярные опросы позволяют выявить факторы, которые привлекли сотрудников, например, в 2021 году 93% новых сотрудников сообщили, что их основным мотивом стали программы обучения.

Кейсы Big Data в HR часто представляют собой конкретные программные инструменты, например, это может быть методика сбора обратной связи, в формате быстрого опроса, для оценки удовлетворенности сотрудников.

Сложности и риски

Работа с большими объемами информации – это отдельная система, требующая инфраструктуры, человеческих и технических ресурсов, инструментария и опыта. Ее внедрение связано со следующими рисками:

• В ходе сбора информации необходимо соблюдать Общий регламент по защите данных ЕС, федеральный закон «О персональных данных» в Росси и другие нормативные акты, а также ряд этических моментов, чтобы исключить дискриминацию или предвзятость. Сбор информации о сотрудниках может привлечь внимание регуляторов. Пример: немецкое отделение компании H&M, руководство которой собирало информацию о религиозных убеждениях сотрудников.
• Конфиденциальность. Внедрение систем работы с большими объемами может затруднить скорость извлечения значимой информации, в то же время повышает риски утечек, кибератак и несанкционированного доступа.
• Надежность данных. Разнообразие источников и их объем повышают сложность проверки качества данных. Часть информации может быть устаревшей, неактуальной или недостаточно качественной для принятия конкретных решений. Потребуется качественная система отбора и обработки.
• Трудности хранения. Большие объемы информации нуждаются в специфической технической поддержке и профессиональных системах хранениях.
• Анализ данных. Возможна неверная интерпретация полученных данных. Результат: предвзятое отношение к сотрудникам, дискриминация, нарушение корпоративной этики, нарушение прав и свобод персонала. Анализом должен заниматься профессионал, понимающий специфику HR.

Наконец, есть ряд рисков на этапе интеграции. Система должна эффективно взаимодействовать с уже имеющимися процессами и другими системами в HR.

Как внедрить аналитику больших данных в HR

Внедрение больших данных – многоступенчатый процесс. Сегодня он предполагает:

1. Инвестиции в технологии: облачные или лицензированные системы управления персоналом (Workday, TargControl, K-Team HRM), системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов (SAP, 1С:ERP)
2. Развитие отделов IT и аналитики.
3. Адаптация к новой культуре работы и принятия решений, интеграция с другими системами: CRM и ERP.
4. Повышение квалификации и обучение HR-сотрудников методам работы в новой среде.

Готовая система воспринимается как гибкий, постоянно совершенствующий на основе показателей его эффективности инструмент.

Будущее HR-аналитики

Эксперты прогнозируют повышение роли персонализированного обучения. В 2024 году обучение с помощью ИИ использовали 40% компаний (вместо 13% в 2023 году). Вторая сильная тенденция – усиление роли гибридных и гибких форматов работы. В России в 2024 году гибридный формат работы был внедрен в 60% компаний. Растет роль этики, справедливости, инклюзивности и конфиденциальности использования данных.

Сегодня Big Data в HR – это мощный трансформационный инструмент. Компания, грамотно интегрировавшая анализ больших данных, получает конкурентные преимущества. С учетом того, что отдел управления персоналом играет ключевую роль в достижении стратегических целей, внедрение big data может основным фактором успеха. В то же время организация эффективных систем сбора и анализа больших объемов информации потребует определенных вложений. Тщательно оцените готовность компании к внедрению.