При управлении проектной деятельностью трудно переоценить эффект от наглядных материалов, которые представляют выполненную работу. Здесь важен каждый этап. Неправильное выполнение хотя бы одного шага может привести к сбою всей системы, что повлечет за собой потерю времени, финансов и другие сложности. Поэтому для упрощения часто прибегают к работе над схемами. Для этого придуманы разные геометрические фигуры и линии-соединители, которые указывают на порядок и направление выполнения шагов. Рассмотрим, как происходит разработка блок-схем и в каких программах.
Что такое блок-схема и какова ее цель?
Инструмент визуализации позволяет наглядно отображать последовательность действий в рамках работы, разработки программ или алгоритмов. Каждый символ имеет свое значение. Эти графические элементы отображаются в разных формах, включая круги, линии и стрелки, которые помогают визуально связать этапы между собой.
Они служат для документирования, проектирования, чёткого описания программ и алгоритмов, что облегчает передачу информации в разных сферах деятельности.
Плюсы:
- упрощение сложного;
- повышение эффективности работы.
Ограничения: необходимость стандартизации, выбора инструментов.
Немного истории
Происхождение блок-схем относят к началу 1920-х годов. Эти графические инструменты были разработаны американскими инженерами Фрэнком и Лилиан Гилбрет. В 1921 году они представили свою идею Американскому обществу инженеров-механиков (ASME), обозначив её как визуализацию технопроцессов. Вскоре блок-схемы стали применять в образовательных программах в области промышленной инженерии. Также с ними начали работать другие специалисты. Одним из первых, кто их применил, стал Аллан Х. Могенсен в 1930-х годах. Он начал обучать менеджеров, используя инструмент в своих методах. Его ученик Арт Спинангер также использовал эту концепцию в компании Procter and Gamble, где разработал собственную программу.
В последние годы схемы претерпели трансформацию, переход в другие форматы, такие как диаграммы Unified Modeling Language (UML), Event-driven Process Chain (EPC). Это говорит об их гибкости, многофункциональности.
Символы блок-схем: значение и применение
Каждый элемент имеет назначение. Правильное размещение этих символов в необходимых местах играет важную роль для точного представления процесса. Ниже приведен список основных символов:
- Терминал. Элемент имеет форму овала или закругленного прямоугольника. Он используется для обозначения начала/завершения. В некоторых случаях он может быть помечен как «Старт» или «Стоп».
- Поточная линия. Используется для демонстрации направления потока, соединяет различные элементы. Если представленная последовательность отличается от стандартной, к линиям могут добавляться стрелки. Последние указывают на нестандартное направление, например, сверху вниз или слева направо.
- Процесс. Прямоугольник служит для обозначения выполнения серии операций, включая изменения формы, расположения, данных, значений. Он символизирует конкретный шаг или действие.
- Предопределенный процесс. Элемент имеет форму прямоугольника с вертикальными сторонами. Он используется для представления подпрограммы.
- Решение. Компонент в виде ромба включает вопрос, на который можно ответить утвердительно или отрицательно.
- Ввод/вывод. Символ ромбовидной формы служит для обозначения этапов ввода или вывода.
- Соединитель на странице. Небольшой круг используется для обозначения местонахождения соединительных линий на одном листе, с добавлением буквы внутри него для уточнения связи.
- Соединитель вне страницы. Элемент, имеющий форму пятиугольника, указывает на продолжение связанных данных или шагов на другой странице.
- Аннотация. Открытый прямоугольник служит для отображения поясняющих комментариев или допданных.
- Файл данных или символ базы данных. Цилиндрический символ представляет носитель информации, такой как дисковод.
- Документ. Элемент визуализирует отдельные или множество документов. Для одного документа используется волнистый прямоугольник, а сложенный волнистый прямоугольник обозначает набор документов.
- Ручной контроль. Трапециевидный символ указывает на действия, которые требуют ручного управления или корректировки.
- Подготовка, инициализация. Удлинённый шестиугольник предназначен для обозначения инициализации каких-либо этапов или настройки управления переключателями.
Типы блок-схем
Типология может быть рассмотрена через четыре главные категории. У каждой из них свои особенности, назначение:
- Схемы документооборота. Эти диаграммы описывают управление движением документов в организации. Они выстраиваются в горизонтальной плоскости, показывая, как документация перемещается между разными подразделениями компании.
- Схемы потоков данных. Они ориентированы на иллюстрацию маршрутов передачи информации. Здесь акцент сделан на потоки данных.
- Системные схемы. Диаграммы представляют визуализацию физического или ресурсного управления. Они детализируют, как данные перемещаются внутри системы, а также какие решения принимают для реагирования на происходящие события.
- Схемы программ. Как и следует из названия, этот тип блок-схемы демонстрирует элементы управления в рамках ПО, используемого системой.
Кроме того, есть другие категории: «плавательные дорожки», EPC, SDL, диаграммы DFD.
Как создавать блок-схемы
Понимание информации и структуры
Первоначально необходимо выяснить, насколько понятен процесс, который собираемся визуализировать. Это относится к разработке новых схем и к описанию существующих.
Выделение основных этапов
Когда есть общее представление о происходящем, следует научиться выделять ключевые элементы. Пошагово это выглядит так: сначала нужно сформулировать или изобразить «основу» процесса, а затем дополнить её вспомогательной информацией.
Если речь идет о бизнес-процессе, логика остается такой же. Например, в упрощенной бизнес-схеме, связанной с перепродажами, происходит так: Закупка у поставщика – перепродажа – извлечение прибыли. Но, если взглянуть на диаграмму одного кассового узла такого магазина, она может показаться довольно сложной, насыщенной.
Изучение и применение нотаций
Нотации или условные символы представляют средство общения между людьми, своеобразный язык, на котором можно обмениваться информацией. Для того чтобы эффективно взаимодействовать, необходимо говорить на одном языке. Аналогично языкам, которые мы используем повседневно, блок-схемы имеют свои правила и общие принципы оформления. Каждому типу соответствуют конкретные требования.
Существует много разных нотаций. Главное здесь – это взаимопонимание. Обычно перед началом проекта клиент определяет, в какой нотации будет выполняться работа. Или выбор делается произвольно в зависимости от опыта тех, кто занимается этой задачей.
Выбор инструментов
Схемы могут быть нарисованы даже на бумаге с помощью ручки, однако гораздо более удобно использовать современные электронные решения. В зависимости от уровня сложности задачи можно применять разные приложения, которые предоставляют много возможностей.
Проверка логики и окончательная доработка
Несколько советов, которые позволят построить поэтапную блок-схему:
- Начните с обязательного включения двух основных блоков: «Начало» и «Конец». Это логично, поскольку каждый алгоритм или бизнес-процесс неизменно имеет одно стартовое и одно конечное состояние.
- Соедините начальный блок с конечным с помощью линий, которые могут быть дополнены промежуточными действиями. Каждая операция, кроме завершающей, должна иметь исходящие линии.
- Для упрощения можно пронумеровать блоки. Это существенно облегчит процесс как для вас, так и для тех, кто будет интерпретировать вашу работу.
- Важно помнить о разнице между входящими и выходящими линиями. Для блоков, которые не являются начальными или конечными (или финальными для определенной ветви), одна и та же линия может быть выходящей для одного блока, а также входящей для другого.
- Не стоит переживать, если в потоках есть разрывы. Это совершенно нормально. На каждом ответвлении рано или поздно наблюдается логическое завершение.
- Логическая структура может быть линейной, разветвляющейся или циклической. Если блоки расположены на прямой линии, это указывает на линейность. При наличии разветвлений можно говорить о разветвляющейся моделе. Циклические процессы, напротив, чаще встречаются в программировании, но для бизнес-аналитиков они бывают реже. Например, заправка автомобиля перед каждым рейсом иллюстрирует циклическую операцию.
После того как схема завершена, необходимо провести проверку ее логической структуры и убедиться, что она действительно позволяет выполнить определенные действия. Если это так, значит, мы справились с задачей. Однако, если будут присутствовать ошибки, а логика ее построения будет нарушена, нужно внести необходимые коррективы.
Программы для создания блок-схем
Google Drawings
Программа является частью пакета Google Docs Editors. Вы можете работать в нем как в одиночку, так и совместно с коллегами, имея учетную запись в Google. Доступ к программе бесплатный.
Draw.io
Приложение для создания разных графиков, диаграмм, блок-схем, таблиц, презентаций, интеллект-карт, макетов сайтов, воронок продаж. Она предлагает обширную библиотеку объектов, кнопок, образцов меню, выпадающих списков. Использовать ее можно без регистрации бесплатно.
MindMeister
Приложение для разработки интеллект-карт, который помогает структурировать мысли, визуализировать идеи, обучать других. Вместо рисования на бумаге, вы можете представлять свои идеи в виде геометрических форм. MindMeister поддерживает совместную работу над проектами, предусматривает добавление изображений в платной версии. В библиотеке доступно 60 различных шаблонов. Пользоваться инструментом можно бесплатно, но есть и платная подписка.
Figma
Популярный графический редактор для создания прототипов сайтов, приложений, а также для работы над иллюстрациями, элементами интерфейса. Программа имеет бесплатный тариф с ограничениями, однако платные функции недоступны в России.
Xmind
Инструмент помогает визуализировать идеи, которые трудно выразить словами. Xmind поддерживает майнд-карты, диаграммы, а также предусматривает совместную работу. Инструмент доступен в бесплатном формате, но есть и платные тарифы.
Lucidchart
Инструмент предоставляет возможность для брейншторма, организации идей, а также создания диаграмм, воронок продаж и других визуализаций. В Lucidchart разрешено подключение неограниченного числа участников для совместной работы над проектом. Имеется бесплатная версия, а более продвинутые функции доступны на платной основе.
TimeGraphics
Приложение предназначено для визуализации временных линий, что позволяет представлять информацию в удобном, понятном формате. Пользователи могут ставить новые цели, планировать события, выделять временные промежутки, добавлять к ним заголовки, графики, изображения, видео. Готовыми проектами легко делиться с другими. Использование приложения бесплатно, но есть и платный формат.
Coggle
Создание майнд-карт с помощью этого инструмента поможет организовать брейншторм, вдохновить на новые идеи. Для тех, кто не занят генерацией идей, Coggle также может быть полезен для структурирования бизнес-и личных заметок. Инструмент поддерживает совместное редактирование, комментарии, общение во встроенном чате. Coggle предлагает бесплатный доступ, а также платные подписки.
Sboard
Интернет-платформа, предназначенная для создания схем, визуального представления идей. С помощью Sboard команды могут проводить мозговые штурмы, планировать проекты, рисовать диаграммы, оставлять заметки. Этот инструмент отлично подходит для работы креативных групп, маркетологов, разработчиков и дизайнеров, а также может быть использован в образовательных целях.
Платформа предлагает разные геометрические фигуры. На текущий момент на Sboard доступны шесть типов фигур: от прямоугольника, эллипса, треугольника до закругленного прямоугольника, ромба, шестиугольника.
Примеры применения в разных сферах
В бизнесе и маркетинге
Блок-схемы, применяемые в области продаж и маркетинга, играют ключевую роль в создании карты целевого рынка, анализа продаж, организации коммуникационных потоков. Они могут выполнять несколько задач:
- Позволяют отслеживать процесс продаж на разных этапах.
- Обеспечивают визуализацию потока отзывов от клиентов.
- Служат основой для разработки, реализации исследовательской или маркетинговой стратегии.
- Демонстрируют, как информация перемещается к целевой аудитории.
В образовании
Блок-схемы могут эффективно применяться в образовательной сфере, например, для обучения студентов разным процессам или для подготовки сотрудников. Способы их использования:
- Разработка уроков, презентаций для более наглядного восприятия информации.
- Создание инфографики, а также других визуальных материалов, которые помогают демонстрировать поток данных или объяснить определённые процессы.
- Иллюстрация юридических или гражданских процедур, таких как процесс регистрации документов или выборов.
- Объяснение научных методик, экспериментов.
- Моделирование вспышек заболеваний или изучение последствий природных катастроф.
- Передача теоретических концепций, гипотез.
- Обучение основам бизнес-процессов.
- Инструкция по использованию ПО, систем или компьютерных алгоритмов.
Среди популярных видов блок-схем, которые можно использовать в обучении, выделяются: работа с данными, модели, нотации бизнес-процессов (BPMN), кросс-функциональные.
В IT
Блок-схемы играют важную роль в мире программирования и алгоритмов, выполняя нескольких функций:
- Помогают визуализировать структуру кода, делая его более понятным.
- Демонстрируют, каким образом должен выполняться код или программа.
- Отражают архитектуру интерфейса сайтов, приложений, что упрощает понимание их взаимодействия с пользователем.
- Иллюстрируют процессы, связанные с графическим интерфейсом пользователя (GUI) в приложениях, операционных системах, сайтах.
К числу популярных инструментов, используемых для этих задач, относятся унифицированный язык моделирования (UML), диаграммы Насси-Шнейдермана и диаграммы ДРАКОН.
Схема пути клиента
Картирование пути клиента – важная практика для бизнеса, позволяющей определить путь, который проходит клиент до момента покупки продукта. Она дает возможность выделить элементы, влияющие на решение о покупке. Это помогает компаниям лучше понять потребности своих клиентов, оптимизировать свои предложения.
Заключение
Работа над схемами играет важную роль в документировании, разъяснении и осуществлении разных процессов, программ, рабочих потоков. Важно уметь точно конструировать их. При этом нужно, чтобы схема была понятно объяснена, корректно истолкована для адекватного исполнения отображенного на ней.
